- یکشنبه ۲۴ فروردین ۱۴۰۴
ویژگی‌های حسابداری در اکسل
حسابداری در اکسل چه مزایا و معایبی دارد؟
حسابداری در اکسل برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است و آنها را از خریدن نرم‌افزارهای گران‌قیمت حسابداری بی‌نیاز می‌کند.
چکیده
حسابداری در اکسل دراصل به‌معنای ثبت تراکنش‌های مالی شرکت‌ها در نرم‌افزار اکسل مایکروسافت است. این تراکنش‌ها شامل پرداخت‌ها، خریدها، هزینه‌ها، فروش و غیره هستند. اکسل مایکروسافت را می‌توان برای کارهای مختلف سفارشی کرد و به همین دلیل بسیاری از شرکت‌ها برای انجام کارهای حسابداری خود از اکسل استفاده می‌کنند. یادگیری نحوهٔ انجام حسابداری در اکسل و بررسی ویژگی‌های آن به شما کمک می‌کند صورت‌حساب‌های مالی شرکت‌ها را درک کرده، گزارش‌های مالی را تهیه کنید و از خطا در مراحل مختلف حسابداری پیشگیری کنید.
تنوع گزارش‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف باعث شده است حسابداری در اکسل و پردازش و تحلیل داده‌های مختلف در آن به گزینه‌‌ای مطلوب و ساده تبدیل شود. دوره آموزش اکسل در حسابداری دوره‌ای تخصصی در دپارتمان علوم مالی و حسابداری مجتمع فنی تهران است که طی ۲۵ ساعت آموزش ما را شیوهٔ تحلیل، بهینه‌سازی و پیش‌بینی مالی به کمک نرم‌افزار اکسل آشنا می‌کند.
حسابداری در اکسل چیست؟
حسابداری در اکسل به‌معنای استفاده از نرم‌افزار اکسل مایکروسافت برای ثبت تراکنش‌ها و داده‌های مالی کسب‌وکارهای کوچک است. به کمک حسابداری در اکسل می‌توانید انواع تراکنش‌های مالی حساب‌های بانکی کسب‌وکار کوچک خود را ثبت کنید. همچنین می‌توانید موجودی، پرداخت‌ها به کارکنان و تأمین‌کنندگان و موارد دیگر را پیگیری کنید.
اگرچه بسیاری اکسل را نرم‌افزار حسابداری نمی‌دانند، اما این نرم‌افزار می‌تواند در حسابداری مشاغل کوچک بسیار مفید باشد. ایجاد قالب‌های حسابداری در اکسل به شما کمک می‌کند کارهای روزمرهٔ حسابداری را به‌طور خودکار انجام دهید، در زمان صرفه‌جویی کنید و احتمال خطا در این فرایند را به حداقل برسانید.
حسابداری در اکسل براساس ایجاد قالبی جداگانه برای هر مجموعه از داده‌های مالی عمل می‌کند. برای نمونه، می‌توانید صفحات گستردهٔ جداگانهٔ اکسل را به حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی، حقوق کارکنان، تراکنش‌های درآمد، تراکنش‌های هزینه و غیره اختصاص دهید.
حسابداری تک‌ورودی در اکسل
سیستم حسابداری تک‌ورودی یکی از سیستم‌هایی است که امور مالی سازمان را پیگیری می‌کند. در این سیستم هر تراکنش از طریق یک روودی نشان داده می‌شود و در بیشتر موارد برای پیگیری وجوه ورودی و خروجی از آن استفاده می‌شود.
در حسابداری تک‌ورودی معاملات در یک «دفتر نقدی» یا یک سند با ستون‌هایی ثبت می‌شود و هر ستون به بخش‌های خاص مانند تاریخ و توضیحات اختصاص می‌یابد. به بیان ساده، حسابداری تک‌وروی مبتنی بر ثبت یک طرف معامله است، درمقابل حسابداری دوورودی که هم بدهی هم اعتبار را ثبت می‌کند.
شیوهٔ حسابداری تک‌ورودی برای مشاغل کوچک عالی است و می‌توان در اکسل از آن بدون هیچ عیب و نقصی استفاده کرد. با این حال، این نوع حسابداری برای مشاغل بزرگ‌تر مناسب نیست. در این شرکت‌ها برای پیگیری جریان نقدی و کاهش احتمال تقلب یا اشتباه باید از سیستم حسابداری دوورودی استفاده کرد.
اگر فکر می‌کنید کسب‌وکار شما به سیستم حسابداری دوورودی نیاز دارد، باید کم‌کم به نرم‌افزارهای تخصصی‌تر حسابداری یا خدمات حسابداری آنلاین بیندیشید و یکی از آنها را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.
ایجاد سیستم حسابداری در اکسل
در این بخش نحوهٔ ایجاد سیستم حسابداری در اکسل را توضیح می‌دهیم. برای این کار باید مراحل زیر را دنبال کنید.
مرحلهٔ یک. ایجاد برگهٔ حسابداری در اکسل
اگر پیشتر از اکسل استفاده کرده‌اید و می‌توانید با آن کار کنید، ساختن قالب حسابداری اکسل از ابتدا برای شما کار دشواری نخواهد بود. کسانی که پیشتر از اکسل استفاده نکرده‌اند می‌توانند قالب‌های آمادهٔ حسابداری در اکسل را در اینترنت جستجو و دانلود کنند.
وقتی قالب خود را ایجاد یا دانلود کردید، آن را مبنای کارهای پیشرفته‌تر مربوط به حسابداری مانند تهیهٔ صورت‌حساب‌های مالی، فرم‌ها، رسیدها، گزارش‌ها و غیره قرار دهید. از هر جایی این قالب را تهیه کنید، باید این سه برگهٔ اصلی باشد، یعنی برگهٔ نمودار حساب برگهٔ صورت‌حساب سود و زیان و برگهٔ تراکنش.
نمودار حساب برگه‌ای است حاوی فهرستی از کل حساب‌های شما. هر حساب در این برگه به شکل یک دسته نمایش داده می‌شود و هر تراکنش باید در یکی از این دسته‌ها قرار گیرد.
در برگهٔ صورت‌حساب سود و زیان اطلاعات مربوط به هزینه‌ها و درآمدهای شما می‌آیند و درآمد خالص شما را نشان می‌دهد. بدون برگهٔ سود و زیان نمی‌توانید به‌درستی سلامت مالی کسب‌وکار خود را ارزیابی کنید.
برگهٔ تراکنش‌ها نیز حاوی جزئیات هر تراکنش در کسب‌وکار شماست. در این برگه جزئیاتی مانند تاریخ، مبلغ، شرح، حساب و غیره را ثبت کنید. می‌توانید تراکنش‌ها را به برگه‌های درآمد و هزینه تقسیم کنید یا اینکه هر دو را در یک برگه قرار دهید.
مرحلهٔ دو. سفارشی‌کردن نمودار حساب‌ها
در این مرحله باید نمودار حساب‌های خود را سفارشی کنید تا با کسب‌وکار شما متناسب شوند. شاید لازم باشد نقطهٔ مرجعی ایجاد کنید که به شما بگوید کدام تراکنش‌ها در کدام دسته‌ها قرار می‌گیرند. ابتدا فهرستی از همهٔ هزینه‌ها و درآمدهای شرکت تهیه کنید. سپس برای هرکدام یک حساب ایجاد کنید. حساب‌ها را در نمودار حساب‌های فهرست کنید و در دسته‌بندی تراکنش‌ها از این فهرست به‌عنوان نقطهٔ مرجع استفاده کنید.
توجه کنید که نمودار حساب شما باید متناسب با ویژگی‌های کسب‌وکارتان باشد. درهرحال، باید معادلات را در یکی از این سه دسته قرار دهید، یعنی دستهٔ درآمد، دستهٔ هزینه و دستهٔ بهای تمام‌شدهٔ کالای فروخته‌شده.
مرحلهٔ سه. سفارشی‌کردن برگهٔ صورت‌حساب درآمد
برگهٔ صورت‌حساب درآمد حاوی اطلاعاتی از نمودار حساب است. برای تضمین دقت باید برگهٔ صورت‌حساب سود و زیان خود را طوری تنظیم کنید که بازتاب نمودار حساب‌ها باشد. باید هر حساب براساس درآمد، هزینه یا بهای تمام‌شده تفکیک شده باشد.
اگر می‌خواهید صورت‌حساب درآمد ماهانه ایجاد کنید، باید دوازده برگه برای دوازده ماه سال ایجاد کنید. حتماً به هر برگه برچسب مناسب بزنید و محدودهٔ تاریخ مربوط به آن را وارد کنید تا باعث سردرگمی نشود. یکی از مزایای استفاده از قالب‌های آماده این است فرمول‌هایی برای ورود و محاسبهٔ خودکار دارند که براساس اطلاعات برگه‌های دیگر تنظیم شده‌اند. اگر می‌خواهید خودتان قالب‌های اکسل را بسازید، باید این فرمول‌ها یا اعداد را به‌شکل دستی وارد کنید و این احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهد.
مرحلهٔ چهار. ساختن برگهٔ فاکتورها
در حسابداری در اکسل در حالت ابتدایی این مرحله ضروری نیست، اما می‌تواند به شما کمک کند. هنگام واردکردن درآمد در فاکتورها باید شمارهٔ فاکتور را نیز اضافه کنید تا بتوانید بعداً به آنها مراجعه کنید، احتمال خطا کاهش یابد، و این مشکل پیش نیاید که یک فاکتور را فراموش کنید و دیگری را دوبار وارد کنید. داشتن برگهٔ جداگانه برای فاکتورهای باعث می‌شود ردگیری پول ساده‌تر شود. برگه‌های فاکتور را نیز می‌توانید خودتان بسازید یا قالب آن را دانلود کنید.
مرحلهٔ پنج. ایجاد برگهٔ پیش‌بینی جریان نقدی
این مرحله نیز در حسابداری در اکسل برای کارهای ابتدایی ضروری نیست. نکتهٔ دیگر آنکه نرم‌افزار اکسل برای ایجاد صورت‌حساب‌های جریان نقدی و اشتراک‌گذاری آنها با سرمایه‌گذاران یا سایر طرف‌ها چندان مطلوب نیست. اما بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک برای برنامه‌ریزی ماهانه از این برگه‌های پیش‌بینی جریان نقدی در اکسل استفاده می‌کنند. این برگه را نیز مانند برگهٔ فاکتور می‌توانید بسازید یا قالب آن را دانلود کنید.
مرحلهٔ شش. ذخیرهٔ فایل اکسل
پس از آنکه قالب مناسب حسابداری کسب‌وکار خود را در اکسل ساختید و برگه‌های ضروری را به آن اضافه کردید، باید فایل اکسل را ذخیره کنید. می‌توانید آن را در رایانهٔ خود ذخیره کنید، اما از آنجا که این فایل حاوی اطلاعات ارزشمندی درمورد حساب‌های بانکی و سوابق حسابداری شرکت شماست، باید از امنیت دسترسی و حفظ آن مطمئن باشید.
برای نمونه، فرض کنید می‌خواهید برای ماه اگوست ۲۰۲۵ یک دفتر نقدی ایجاد کنید. جدول اکسل شما باید ستون‌های تاریخ، مشخصات، درآمد، هزینه، موجودی بانک یا موجودی نقدی شما را دارا باشد. در اولین ورودی باید موجودی فعلی خود را بنویسید، مثلاً ۵۰۰۰دلار. اگر در تاریخ ۵ آگوست ۷۰۰ دلار فروش کردید، این مبلغ را در ستون درآمد وارد کنید. اکنون موجودی بانک یا موجودی نقدی شما ۵۷۰۰ دلار می‌شود. حال اگر مثلاً اجارهٔ مکان را باید در روز دهم ماه بپردازید، مبلغ اجاره را در ستون هزینه‌ها بنویسید و توضیح و تاریخ آن را وارد کنید. اگر مبلغ اجاره ۱۵۰۰ دلار باشد، موجودی شما به ۴۲۰۰دلار می‌شود.
مزایای و معایب حسابداری در اکسل
حسابداری در اکسل مزایای زیادی دارد که برخی از آنها عبارت‌اند از
- انجام کارهای اولیهٔ حسابداری در اکسل به مهارت خاصی نیاز ندارد.
- استفاده از اکسل برای حسابداری ساده است.
- اکسل در مقایسه با سایر نرم‌افزارهای حسابداری ارزان‌تر است.
- این برنامه توابع ارزشمند و متعددی دارد که به شما کمک می‌کند معاملات را به‌سادگی ثبت کنید.
- با حسابداری در اکسل می‌توانید به نمودارها و سایر شیوه‌های ارائهٔ گرافیکی آن دسترسی داشته باشید.
- با حسابداری در اکسل درآمد و هزینه‌های خود را در حساب بانکی و خارج از آن پیگری می‌کنید.
- می‌توانید محاسبه‌های اولیه را در اکسل انجام دهید و صورت‌حساب تهیه کنید.
- می‌توانید فاکتورها را در اکسل پیگیری کنید.
اما از سوی دیگر، حسابداری در اکسل برای برخی از مشاغل و کسب‌وکارها مناسب نیست و همچنین در استفاده از آن با مشکلاتی نیز مواجه خواهید شد که عبارت‌اند از
- گاه در واردکردن اعداد و اطلاعات به‌شکل دستی خطا اتفاق می‌افتد.
- حسابداری در اکسل نسبت به نرم‌افزاری حسابداری امنیت کمتری دارد.
- فرایند حسابداری در اکسل زما‌نبرتر است.
- در اکسل نمی‌توانید اطلاعات را از نرم‌افزار بانک وارد کنید و درنتیجه نمی‌توانید با آن صورت‌حساب‌های بانکی بسازید.
- حسابداری در اکسل برای کسب‌وکارها و شرکت‌های بزرگ مناسب نیست.
جمع‌بندی
اکسل ابزاری عالی برای حسابداری کسب‌وکارهای کوچک است. هنگام حسابداری در اکسل می‌توانید با استفاده از قالب‌های آن هزینه‌ها، درآمد خالص، تراکنش‌ها و سایر اطلاعات مربوط به کسب‌وکار خود را ثبت و پیگیری کنید. می‌توانید قالب‌های حسابداری در اکسل را خودتان بسازی یا آنها را از اینترنت دانلود کنید. اگرچه حسابداری در اکسل بسیار مفید است، اما واردکردن داده‌ها در آن ممکن است زمانبر باشد. اگر تصمیم دارید کسب‌وکار بزرگی بسازید، بهتر است از همان ابتدا از نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری استفاده کنید.
تنوع گزارش‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف باعث شده است حسابداری در اکسل و پردازش و تحلیل داده‌های مختلف در آن به گزینه‌‌ای مطلوب و ساده تبدیل شود. آموزش اکسل در حسابداری دوره‌ای تخصصی در دپارتمان علوم مالی و حسابداری مجتمع فنی تهران است که طی ۲۵ ساعت آموزش ما را شیوهٔ تحلیل، بهینه‌سازی و پیش‌بینی مالی به کمک نرم‌افزار اکسل آشنا می‌کند.
در دنیای کسب‌وکار امروز، تحصیلات دانشگاهی برای حفظ ارزش شما به‌عنوان نیروی کار بااستعداد و کارآمد کافی نیستند. برای اینکه مزیت رقابتی شخصی خود را حفظ کنید، باید بر آموزش مستمر و مادام‌العمر خود سرمایه‌گذاری کنید. خانواده بزرگ مجتمع فنی تهران هرساله به هزاران نفر کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند.
اگر شاغل هستید و وقت ندارید در دوره‌های آموزشی حضوری شرکت کنید، مجتمع فنی تهران گزینه‌هایی عالی برای آموزش مجازی، آنلاین، آفلاین و ترکیبی ارائه می‌دهد. با شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت مجتمع فنی تهران و دریافت مدارک معتبر و بین‌المللی می‌توانید با اعتماد به نفس مسیر ترقی را طی کنید و در سازمان خود به مهره‌ای ارزشمند تبدیل شود.
منبع: Freshbooks
مترجم: بهناز دهکردی
پرسش‌های متداول
حسابداری ساده برای کسب‌وکارهای کوچک چگونه انجام می‌شود؟
می‌توانید با استفاده از اکسل حسابداری سادهٔ کسب‌وکار کوچک خود را انجام دهید. باید مطابق نیازهای خود برگه‌های مهم را در اکسل بسازید و بعد تراکنش‌ها و زمان‌های مقرر را وارد کنید. با ساختن قالب سادهٔ حسابداری خود در اکسل می‌توانید هزینه‌ها و درآمدهای خود را ثبت و پیگیری کنید یا به دیگران ارائه دهید.
معایب استفاده از اکسل در حسابداری کدام‌اند؟
حسابداری در اکسل برای برخی از مشاغل و کسب‌وکارها مناسب نیست و همچنین در استفاده از آن با مشکلاتی نیز مواجه خواهید شد که عبارت‌اند از
- گاه در واردکردن اعداد و اطلاعات به‌شکل دستی خطا اتفاق می‌افتد.
- حسابداری در اکسل نسبت به نرم‌افزاری حسابداری امنیت کمتری دارد.
- فرایند حسابداری در اکسل زما‌نبرتر است.
- در اکسل نمی‌توانید اطلاعات را از نرم‌افزار بانک وارد کنید و درنتیجه نمی‌توانید با آن صورت‌حساب‌های بانکی بسازید.
- حسابداری در اکسل برای کسب‌وکارها و شرکت‌های بزرگ مناسب نیست.
