- دوشنبه ۱۹ آبان ۱۴۰۴
تحول مدیریت پروژه با هوش مصنوعی
تأثیر پلتفرم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی
پیاده‌سازی پلتفرم مدیریت پروژه بخشی از برنامهٔ بهبود عملکرد سازمان است که با هدف افزایش اثربخشی، کاهش هزینه و افزایش کیفیت پروژه‌ها انجام می‌شود.
چکیده
نظرسنجی‌های اخیر نشان داده‌اند که هوش مصنوعی «درحال تغییر شکل چشم‌انداز مدیریت پروژه است. فرصت‌ها و چالش‌های استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه که یکپارچه باشند و با هوش مصنوعی تقویت شده باشند برای مدیریت بهتر پروژه پدید آمده‌اند. بااین‌حال، موفقیت در ادغام هوش مصنوعی در مدیریت پروژه به این بستگی دارد که تیم‌های پروژه و ذی‌نفعان چقدر می‌توانند به این سیستم اعتماد کنند و آن را بپذیرند. این اعتماد صرفاً از طریق روش‌های شفاف استفاده از هوش مصنوعی، رعایت مسائل اخلاقی و ادغام یکپارچهٔ هوش مصنوعی با ابزارهای موجود پدید می‌آید.
اگر می‌خواهید با مباحث نوین برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه آشنا شوید، آموزش مدیریت پروژه برای شما مناسب است. این دورهٔ تخصصی در دپارتمان علوم مهندسی مجتمع فنی تهران ارائه می‌شود. فراگیران در این دوره طی ۸۰ ساعت آموزش با انواع قرادادها، مدیریت و تحلیل ریسک، انواع توزیع‌ها، گراف‌ها، گزارش‌گیری و سایر مباحث مرتبط آشنا می‌شوند و در پایان می‌توانند گواهینامهٔ آن را دریافت کنند.
پلتفرم‌های مدیریت پروژه
پلتفرم‌های یکپارچهٔ مدیریت پروژه عبارت‌اند از مجموعه‌ای از بخش‌های زیر
- نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی
- نرم‌افزارهای کنترل پروژه
- اتوماسیون گردش کار
- ابزارهای رسانه‌های اجتماعی و اینترنت
- گزارش‌دهی
- مدیریت اسناد
- مدیریت دانش
- قالب‌ها
- روش‌شناسی‌ها، استانداردها و سیاست‌ها
هدف پلتفرم مدیریت پروژه این است که قدرت مدیران پروژه و تصمیم‌گیرندگان را در تمام سطوح سازمانی افزایش دهد، میزان کارهای پرزحمت مجریان را کم کند و کیفیت، ثبات و کنترل را در چندین پروژه هم‌زمان ارتقا دهد.
پلتفرم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی
پلتفرم‌های مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند در همهٔ سطوح، از برنامه‌ریزی نمونه کارها و شروع پروژه گرفته تا تصمیمات طراحی و اجرا، شیوهٔ تصمیم‌گیری را متحول کنند. از جمله مزایای این پلتفرم‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- کاهش بار کارهای اداری
- بهبود ارتباطات
- ارتقای ثبات
- کمک به تخمین، برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
- مدیریت ریسک
- مدیریت ارتباطات
اما باید توجه داشته باشید که اگر پیشتر از پلتفرم یکپارچه‌ای برای مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنید، در این مرحله باید تغییری بزرگ انجام دهید و این کار تلاش زیادی لازم دارد.
مزایای استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه مانند هر فرایند اتوماتیک دیگر وقتی حاصل می‌شود که در انتخاب و پیاده‌سازی دقیق یا ارتقای پلتفرم موجود تلاش کنید و رویه‌ها، روش‌های آن را بهبود ببخشید و همهٔ ذی‌نفعان از مدیران ارشد گرفته تا افراد اجرایی در آموزش و استفاده از آن فعالانه مشارکت کنند.
اکنون هوش مصنوعی برای اینکه به‌درستی کار کند به میزان قابل توجهی به هدایت و کنترل انسانی نیاز دارد. البته ربات‌ها سریع‌تر از انسان یاد می‌گیرند و معلوم نیست چقدر طول می‌کند تا ربات‌ها بتوانند انسان را هدایت و کنترل کنند.
ابزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی
هیچ محصولی که مرتبط با هوش مصنوعی باشد بهترین محصول مطلق نیست و انتخاب بهترین ابزار به نیاز شما و وضعیت ویژه شما بستگی دارد. یکی از این ابزارها AI Companion است ویژگی‌هایی مانند حاشیه‌نویسی بر ویدیو، ایجاد خلاصهٔ جلسات، ایجاد گزارش وضعیت پروژه و ایجاد فهرست کارها را داراست. این پلتفرم همچنین می‌تواند براساس محتوای جلسه ملاقات‌ها را برنامه‌ریزی کند و امکان تعاملات تیمی، مدیریت اسناد، تقویم و موارد دیگر را فراهم می‌آورد.
دو پلتفرم دیگر یعنی SharePoint و Monday.com پلتفرم‌های پشتیبانی از کارهای پروژه‌ای و عملیاتی هستند و ابزارهای مدیریت پروژه، مدیریت اسناد، ارتباطات تیمی و موارد دیگر را در خود ادغام کرده‌اند.
ChatGPT و سایر ابزارهای هوش مصنوعی مولد که در این پلتفرم‌ها ادغام می‌شوند می‌توانند گزارش‌ها و تصاویر مورد نظر در پروژه را ایجاد کنند. همچنین می‌توانند به پرسش‌هایی پاسخ دهند که برای یافتن پاسخ آنها به ساعت‌ها و روزها کار و تلاش انسانی نیاز است.
هوش مصنوعی می‌تواند با اپراتور انسانی همان تعاملی بکند که یک تحلیلگر سیستم یا مدیر پروژه انجام می‌دهد و پرسش‌هایی مطرح کند که باعث اصلاح روند مدیریت پروژه شوند. همچنین هوش مصنوعی می‌تواند نتایج مورد نظر را در عرض چند ثانیه ارائه دهد و خلاصه‌ها و تحلیل عملکرد در پایان یا در میانهٔ پروژه ارائه دهد.
محتواهای تولیدشده با هوش مصنوعی بااینکه به ویرایش و بازنگری نیاز دارند اما بسیار سریع‌تر و با تلاش کمتری آماده می‌شوند. هوش مصنوعی می‌تواند به‌خوبی انسان یا حتی بهتر از انسان متن بنویسد.
تصمیم‌گیری پروژه به کمک هوش مصنوعی
از Search Labs AI پرسیدیم که «آیا هوش مصنوعی می‌تواند براساس داده‌های پروژه برای پیش‌بینی نتایج برنامه و بودجه تصمیم‌گیری کند؟» و پاسخش این بود:
«بله، هوش مصنوعی می‌تواند از داده‌های پروژه استفاده کرده و نتایج برنامه و بودجهٔ آیندهٔ آن را پیش‌بینی کند... داده‌های قبلی را تحلیل کند، الگوها را شناسایی کند و تأخیرهای احتمالی، افزایش هزینه و احتمال موفقیت کلی پروژه را پیش‌بینی کند. همچنین می‌تواند امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را برای مدیران پروژه فراهم کند».
هوش مصنوعی می‌تواند مدت انجام وظایف، ریسک‌ها، سناریوهای متعدد طرح‌ها و بودجه‌ها را براساس عوامل وابستگی، تخصیص منابع، عملکرد قبلی، بودجهٔ فعلی و داده‌های مربوط به عملکرد کلی تخمین بزند.
ابزارهایی مانند Forecast می‌توانند داشبوردهایی در اختیار کاربران قرار دهند که نشان می‌دهند هر کس روی چه چیزی کار می‌کند و بارگذاری منابع در کجاها نیاز به تنظیمات بیشتر دارد.
کارایی هوش مصنوعی در مدیریت پروژه
پلتفرم‌های مدیریت پروژه که مبتنی بر هوش مصنوعی هستند از مدیریت، گزارش‌دهی، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کنند. عوامل زیر تعیین می‌کنند که این پلتفرم‌ها چقدر کارایی دارند.
- داده‌ها
- انتخاب ماهرانه و پیاده‌سازی صبورانه و مداوم
- مدیریت، پشتیبانی و کاربرد
داده‌ها
هوش مصنوعی ما را به یاد شخصیت آدری دوم در فیلم «مغازهٔ کوچک وحشت» می‌اندازد که همیشه می‌گفت «به من غذا بده». هوش مصنوعی داده‌ها را می‌خورد. داده‌هایی که هوش مصنوعی از آنها تغذیه می‌کند عبارت‌اند از
- برنامه‌های پروژه‌های فعلی و گذشته
- زمان‌بندی‌ها
- تخمین‌ها
- منابع پروژه
- تخصص وظایف پروژه
- دستاورهای برنامه‌ریزی‌شده و واقعی
- تلاش‌ها و هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده و واقعی
- تعاریف فرایند
- تقویم‌ها
- اسناد، منابع ضبط‌شده، تصاویر، توضیحات، درخواست‌ها و پرسش‌ها
داده‌هایی که جمع‌آوری آنها از همه چالش‌برانگیزتر است داده‌های واقعی زمان حال پروژه هستند. مجریان پروژه باید ساعت‌های کاری و دستاوردهای خود را به‌طور دقیق وارد کنند. مدیران و مجریان باید هزینه‌های مرتبط با بخش‌های مختلف پروژه و تغییرات و رویدادهای مربوط به ریسک را نیز وارد کنند.
در برخی موارد جمع‌آوری میزان تلاش مورد نیاز برای تکمیل پروژه خودکار انجام می‌شود. برای نمونه، اگر مجری پروژه روی وظایف خود در یک ایستگاه کاری یا دستگاه تلفن همراه خود کار می‌کند، تلاش او ثبت می‌شود. پس از تکمیل وظایف و ارسال نتایج می‌توان آنها را بررسی یا آزمایش کرد.
معمولاً داده‌های واقعی توسط مجریان پروژه وارد می‌شوند. اگر استفاده از ابزارهای جمع‌آوری داده ساده و خودکار باشد، احتمال ورود داده‌ها بیشتر می‌شود. دقت داده‌ها به کسی که اطلاعات را وارد می‌کند و نحوهٔ پیاده‌سازی ابزارهای جمع‌آوری داده بستگی دارد.
انتخاب و پیاده‌سازی ماهرانهٔ پلتفرم
انتخاب و پیاده‌سازی پلتفرم مناسب برای سازمان به نوع پروژه‌های دردست‌اقدام سازمان، وضعیت فعلی برنامه‌های کاربردی و برنامه‌ریزی معماری برنامه‌های کاربردی سازمان در آینده بستگی دارد. برای انتخاب و پیاده‌سازی ماهرانهٔ پلتفرم باید به عوامل زیر توجه کنید.
- یکپارچه‌سازی و پیاده‌سازی آسان ابزارها
- یکپارچه‌سازی پلتفرم با زیرساخت‌ها و ابزارهای موجود در سازمان
- امنیت پلتفرم
- مقیاس‌پذیری
- انعطاف‌پذیری پلتفرم برای استفاده از آن در انواع پروژه‌های مختلف
- سهولت استفاده
- قابلیت پشتیبانی و پایداری
- هزینهٔ خرید، پیاده‌سازی، استفاده، نگهداری و بهبود مداوم
مدیریت، پشتیبانی و کاربرد
پیاده‌سازی پلتفرم مدیریت پروژه بخشی از برنامهٔ بهبود عملکرد سازمان است که با هدف افزایش اثربخشی، کاهش هزینه و افزایش کیفیت پروژه‌ها انجام می‌شود.
پیچیدگی و مدت زمان مورد نیاز برای این کار به وضعیت فعلی مدیریت پروژه بستگی دارد. اگر فرهنگ مدیریت پروژه با ابزارها و فرآیندهای کارآمد بهینه شده باشد و مدیریت پروژه‌های کاربردی و آموزش و مدیریت دانش به‌طور مؤثر انجام شود، افزودن ابزارها و عملکردهای جدید مدیریت پروژه کار چندان دشواری نخواهد بود.
در سازمان‌هایی که بلوغ کمتری وجود دارد، باید تغییرات فرهنگی و سازمانی قابل توجهی در آنها ایجاد کرد و این تغییرات را مدیریت کرد تا بتوان از ابزارها و فناوری‌های جدید مدیریت پروژه بهره برد. نیازهای اساسی سازمان‌ها برای اجرای پلتفرم مدیریت پروژه مشابه نیازهای آنها برای به‌کارگیری شیوه‌های اتوماسیون فرایند کار است و عبارت‌اند از
- برنامهٔ واقع‌بینانه
- برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق
- انتخاب پلتفرم مناسب برای معماری سازمان
- استفاده از نرم‌افزار قابل اعتماد با کاربری ساده و پشتیبانی به‌موقع
- استفاده از رویه‌ها و روش‌های مرتبط
- مدیریت و آموزش تغییرات فرهنگی
- استفاده از مجریان ماهر و باتجربه
- پشتیبانی و بودجهٔ کافی برای اجرا
- پشتکار و صبوری
- مدیریت تغییر
زمانه در حال تغییر است و اکنون عصر هوش مصنوعی و پلتفرم‌های مدیریت پروژهٔ یکپارچه فرارسیده است. اگر می‌خواهید از رقبا عقب نمانید، باید خود را با این تغییرات وقف دهید.
باید کمی مکث کنید و به روندی که سازمان شما تا اینجا آمده نگاهی بیندازید. باید بررسی کنید سازمان شما در کدام مرحله از تکامل دانش و فرایند مربوط به مدیریت پروژه قرار دارد. پس از این بررسی باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید سازمان شما به کدام مرحله برسد و برای رسیدن به آن مرحله برنامه‌ریزی کنید.
جمع‌بندی
پیاده‌سازی پلتفرم مدیریت پروژه بخشی از برنامهٔ بهبود عملکرد سازمان است که با هدف افزایش اثربخشی، کاهش هزینه و افزایش کیفیت پروژه‌ها انجام می‌شود. اگر فرهنگ مدیریت پروژه با ابزارها و فرآیندهای کارآمد بهینه شده باشد و مدیریت پروژه‌های کاربردی و آموزش و مدیریت دانش به‌طور مؤثر انجام شود، افزودن ابزارها و عملکردهای جدید مدیریت پروژه کار چندان دشواری نخواهد بود. در سازمان‌هایی که بلوغ کمتری وجود دارد، باید تغییرات فرهنگی و سازمانی قابل توجهی در آنها ایجاد کرد و این تغییرات را مدیریت کرد تا بتوان از ابزارها و فناوری‌های جدید مدیریت پروژه بهره برد. نیازهای اساسی سازمان‌ها برای اجرای پلتفرم مدیریت پروژه مشابه نیازهای آنها برای به‌کارگیری شیوه‌های اتوماسیون فرایند کار است
اگر می‌خواهید با مباحث نوین برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه آشنا شوید، آموزش مدیریت پروژه برای شما مناسب است. این دورهٔ تخصصی در دپارتمان علوم مهندسی مجتمع فنی تهران ارائه می‌شود. فراگیران در این دوره طی ۸۰ ساعت آموزش با انواع قرادادها، مدیریت و تحلیل ریسک، انواع توزیع‌ها، گراف‌ها، گزارش‌گیری و سایر مباحث مرتبط آشنا می‌شوند و در پایان می‌توانند گواهینامهٔ آن را دریافت کنند.
در دنیای کسب‌وکار امروز، تحصیلات دانشگاهی برای حفظ ارزش شما به‌عنوان نیروی کار بااستعداد و کارآمد کافی نیستند. برای اینکه مزیت رقابتی شخصی خود را حفظ کنید، باید بر آموزش مستمر و مادام‌العمر خود سرمایه‌گذاری کنید. خانواده بزرگ مجتمع فنی تهران هرساله به هزاران نفر کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند.
اگر شاغل هستید و وقت ندارید در دوره‌های آموزشی حضوری شرکت کنید، مجتمع فنی تهران گزینه‌هایی عالی برای آموزش مجازی، آنلاین، آفلاین و ترکیبی ارائه می‌دهد. با شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت مجتمع فنی تهران و دریافت مدارک معتبر و بین‌المللی می‌توانید با اعتماد به نفس مسیر ترقی را طی کنید و در سازمان خود به مهره‌ای ارزشمند تبدیل شود.
نویسنده: جورح پیتاگورسکی
مترجم: بهناز دهکردی
منبع: ProjectTimes
The Impact of Artificial Intelligence in Project Management: A Survey, Dr. Elissa Farrow, Ph.D. & Dr. Leon Herszon, Ph.D., International Institute for Learning, https://blog.iil.com/wp-content/uploads/2024/10/The-Impact-of-Artificial-Intelligence-in-Project-Management-A-Survey.pdf
پرسش‌های متداول
پلتفرم‌های یکپارچهٔ مدیریت پروژه چه بخش‌هایی دارند؟
- نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی
- نرم‌افزارهای کنترل پروژه
- اتوماسیون گردش کار
- ابزارهای رسانه‌های اجتماعی و اینترنت
- گزارش‌دهی
- مدیریت اسناد
- مدیریت دانش
- قالب‌ها
- روش‌شناسی‌ها، استانداردها و سیاست‌ها
هوش مصنوعی در مدیریت پروژه چه کاربردی دارد؟
ابزارهای هوش مصنوعی مولد که در پلتفرم‌های مدیریت پروژه ادغام می‌شوند می‌توانند گزارش‌ها و تصاویر مورد نظر در پروژه را ایجاد کنند. همچنین می‌توانند به پرسش‌هایی پاسخ دهند که برای یافتن پاسخ آنها به ساعت‌ها و روزها کار و تلاش انسانی نیاز است. هوش مصنوعی می‌تواند با اپراتور انسانی همان تعاملی بکند که یک تحلیلگر سیستم یا مدیر پروژه انجام می‌دهد و پرسش‌هایی مطرح کند که باعث اصلاح روند مدیریت پروژه شوند. همچنین هوش مصنوعی می‌تواند نتایج مورد نظر را در عرض چند ثانیه ارائه دهد و خلاصه‌ها و تحلیل عملکرد در پایان یا در میانهٔ پروژه ارائه دهد.
مزایای پلتفرم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی کدام‌اند؟
- کاهش بار کارهای اداری
- بهبود ارتباطات
- ارتقای ثبات
- کمک به تخمین، برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
- مدیریت ریسک
- مدیریت ارتباطات
AI Companion چیست؟
یکی ابزار مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی است که ویژگی‌هایی مانند حاشیه‌نویسی بر ویدیو، ایجاد خلاصهٔ جلسات، ایجاد گزارش وضعیت پروژه و ایجاد فهرست کارها را داراست. این پلتفرم همچنین می‌تواند براساس محتوای جلسه ملاقات‌ها را برنامه‌ریزی کند و امکان تعاملات تیمی، مدیریت اسناد، تقویم و موارد دیگر را فراهم می‌آورد.
داده‌هایی که هوش مصنوعی از آنها تغذیه می‌کند کدام‌اند؟
- برنامه‌های پروژه‌های فعلی و گذشته
- زمان‌بندی‌ها
- تخمین‌ها
- منابع پروژه
- تخصص وظایف پروژه
- دستاورهای برنامه‌ریزی‌شده و واقعی
- تلاش‌ها و هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده و واقعی
- تعاریف فرایند
- تقویم‌ها
- اسناد، منابع ضبط‌شده، تصاویر، توضیحات، درخواست‌ها و پرسش‌ها
برای انتخاب و پیاده‌سازی ماهرانهٔ پلتفرم مدیریت پروژه به چه عواملی باید توجه کرد؟
- یکپارچه‌سازی و پیاده‌سازی آسان ابزارها
- یکپارچه‌سازی پلتفرم با زیرساخت‌ها و ابزارهای موجود در سازمان
- امنیت پلتفرم
- مقیاس‌پذیری
- انعطاف‌پذیری پلتفرم برای استفاده از آن در انواع پروژه‌های مختلف
- سهولت استفاده
- قابلیت پشتیبانی و پایداری
- هزینهٔ خرید، پیاده‌سازی، استفاده، نگهداری و بهبود مداوم
