- شنبه ۳ خرداد ۱۴۰۴
اکسل چیست؟ معرفی نرم افزار اکسل و کاربرد آن
نرم افزار اکسل از برنامه‌های کاربردی توسعه یافته شرکت مایکروسافت بوده و همچنین این نرم افزار صفحه گسترده، جزء برنامه‌های اصلی گروه Office است. متخصصان حوزه کامپیوتر هنگام معرفی این نرم افزار به کاربرد‌های مختلف آن مانند: محاسبات آماری و ریاضی یا ترسیم نمودار‌ها اشاره خواهند کرد. بنابراین با توجه به گسترش کاربرد این نرم افزار شناخته شده، می‌توان از آن هنگام انجام فعالیت‌های شرکت‌های بزرگ یا کوچک جهت ایجاد نظم بیشتر به داده‌ها بهره برد. به عبارت دیگر این نرم افزار جزء ابزار‌های اصلی محیط‌های کاری و آموزشی است.
بنابراین افراد فعال در حوزه‌های مختلف مانند: کنترل کیفیت مالی، مدیریت فاکتور و رسید‌ها یا مدیریت تقویم‌ها و برنامه‌ها می‌توانند از این نرم افزار کاربردی بهره ببرند. اکسل مثل دیگر نرم افزار‌های گروه Office، از اجزاء مختلفی مختلفی مانند: DATA تشکیل شده و وظیفه اصلی آن نظم دهی یا مرتب کردن اطلاعات خواهد بود. به طور حتم افراد با استفاده از این نرم افزار در شرکت خود، می‌توانند از مزایا آن مانند: ذخیره سازی داده‌های قابل طبقه بندی یا تهیه گزارش‌های مختلف استفاده کنند. در صورت علاقه‌مندی به کسب اطلاعات درباره نرم افزار اکسل، با ما در بخش وبلاگ سایت مجتمع فنی تهران همراه باشید.
نرم افزار اکسل چیست؟
از ابزار‌های محبوب جهت مدیریت و تحلیل داده‌ها، نرم افزار اکسل به عنوان بخش مهمی از برنامه‌های Microsoft Office است. بنابراین امروزه با توجه به نقش مهم آن در مدیریت و بررسی اطلاعات، آموزش چگونگی استفاده از اکسل لازم خواهد بود. اساتید مراکز آموزشی در فرایند آموزش icdl، نرم افزار اکسل را از مهارت‌های هفتگانه آن دانسته و همچنین این برنامه گروه Microsoft Office را به عنوان یک نرم افزار تجاری معرفی خواهند کرد. البته تمام برنامه‌های Microsoft Office در حوزه تجارت کارآمد هستند، اما نرم افزار سازماندهی ارقام، داده‌ها و فرمول‌های اکسل کاربرد بیشتر در حوزه تجارت دارد.
بنابراین تقریبا تمام مشاغل سراسر دنیا هنگام ذخیره و تحلیل داده‌های خود در هر سطح یا اندازه‌ای، از اکسل بهره خواهند برد. افراد به کمک این نرم افزار کاربردی اطلاعات کاری یا شخصی خود را، به راحتی ذخیره کرده و سپس فرایند تجزیه یا سازماندهی آن داده‌ها را انجام خواهند داد. بنابراین آن‌ها اطلاعات را به صورت جدول یا نمودار در فضای اکسل ذخیره خواهند کرد تا با تحلیل آن داده‌ها، تصمیم گیری برای آینده کاری آسان‌تر شود. همچنین آن‌ها با استفاده از اکسل، می‌توانند محاسبات مالی پیچیده را به صورت ساده انجام دهند.
کاربرد نرم افزار اکسل
کاربرد نرم افزار اکسل بسیار گسترده بوده و از آن در مشاغل گوناگون جهت ذخیره تا تحلیل داده‌های استفاده خواهد شد. به طور حتم کاربرد‌های گسترده اکسل نقش تعیین‌کننده‌ای در میزان محبوبیت این نرم افزار بازی خواهد کرد. البته بیشترین استفاده و کاربرد نرم افزار اکسل، مربوط به حوزه مالی یا حسابداری است. افراد با استفاده از این نرم افزار کاربردی، توانایی لازم جهت انجام محاسبات ساده تا پیچیده ریاضی را خواهند داشت. به عبارتی دیگر کاربرد نرم افزار اکسل را می‌توان در لیست کردن خرید‌های شخصی تا مباحث پیچیده‌ای مانند: تهیه داشبورد مدیریتی مشاهده کرد. در ادامه با کاربرد‌های نرم افزار اکسل، بیشتر آشنا خواهید شد.
حسابداری
از دیدگاه متخصصان حوزه کامپیوتر، نرم افزار کاربردی اکسل جهت رفع نیاز‌های دنیا حسابداری طراحی شده است. نرم افزار کاربردی اکسل با ارائه قالب‌های مختلف به حسابداران، امکان انجام سریع و آسان فرایند‌های حسابرسی داده‌ها را فراهم خواهد کرد. بنابراین شخص حسابدار با استفاده از این نرم افزار کاربردی می‌تواند کار‌های مانند: تهیه گزارش‌های مالی، برنامه‌ریزی بودجه و ارزیابی مخارج در کنار سود یا زیان مالی شرکت را انجام دهند.
تقویم
از کاربرد‌های مهم اکسل، امکان ساخت تقویم و زمانبندی جهت انجام کار‌های مختلف است. به طور مثال کارمندان حسابداری با استفاده از این نرم افزار، تقویم پرداخت حقوق کارگران شرکت یا وام‌ها را طراحی خواهند کرد تا امکان پرداخت آن‌ها در زمان مقرر، فراهم شود. همچنین بلاگر‌ها با استفاده از اکسل، تقویم محتوایی برای وبلاگ خود ایجاد خواهند کرد تا محتوا در زمان مورد نظر آن‌ها، پست شود.
محاسبات ساده و پیچیده ریاضی
اکسل به کمک فرمول‌های متنوع و کاربردی خود، یک ماشین حساب در اختیار افراد قرار خواهد داد تا محاسبات ساده و علی الخصوص پیچیده ریاضی را انجام دهند. در چنین شرایطی آن‌ها، اعداد را وارد این برنامه کاربردی کرده و سپس اکسل خیلی سریع، نتیجه را اعلام خواهد کرد. مطمئنا پاسخ دهی سریع و دقیق اکسل به محاسبات ریاضی، نقش تعیین کننده‌ای در انتخاب این نرم افزار از سوی حسابداران شرکت‌ها ایفا خواهد کرد.
انبار داری لوازم
بدون شک انبار‌داری و ارزیابی موجودی کالا‌های انبار مانند: قطعات یا ابزار آلات خودرو سازی، بسیار سخت خواهد بود. نرم افزار اکسل با قابلیت‌های ویژه‌ای خود امکان بررسی موجودی کالا‌های انبار را فراهم کرده است تا کارمندان یا صاحبان کسب و کار بدون هیچ مشکلی، عملیات انبار گردانی را انجام دهند. بدون تردید صاحبان کسب و کار پس از انتخاب این نرم افزار و انجام عملیات انبار داری با آن، اطلاعات دقیق از انبار و موجودی کالا‌ها به دست خواهند آورد.
چیدمان صندلی
به طور حتم در نظر بسیاری چیدمان صندلی مهمان‌ها، از کار‌های عذاب آور در همایش‌ها خواهد بود. در چنین شرایطی اکسل با استفاده از یک صفحه گسترده حاوی کارت‌های دعوت مهمانان، به کمک این افراد آمده و نحوه چیدمان صندلی مهمانان را به راحتی انجام خواهد داد. به عبارتی دیگر نرم افزار چیدمان صندلی‌های را مدیریت کرده و صندلی مهمانان با توجه به موقعیت شغلی، تعیین خواهد شد.
ساخت ماکت
از کاربرد‌های اصلی نرم افزار اکسل می‌توان به طراحی یا ساخت وای فریم، داشبورد وبسایت‌ها و ماکت اشاره کرد. افراد بسیاری هنگام طراحی و ساخت ماکت یا نسخه‌های آزمایشی، از اکسل کمک خواهند گرفت تا با استفاده از این نرم افزار کاربردی، فرایند طراحی ماکت سریع و البته دقیق انجام شود.
اما از دیگر کاربرد‌های اکسل در محیط‌های کاری و آموزشی، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش زمانی
- ساخت چک لیست
- ساخت فرم
- گراف یا نمودار‌های مدیریت پروژه
- ساخت فهرست ارسال ایمیل
- گزارش دوره‌ای
- برنامه‌ریزی کار‌های شخصی مانند: سفر یا محاسبه شارژ ساختمان
- طراحی لیست وظایف
- ساخت کوییز
- جمع آوری و تایید اطلاعات تجاری
- معمای سود‌و‌کو
- هنر و انیمیشن
اجزاء نرم افزار اکسل
بدون تردید شناخت اجزاء نرم افزار کاربردی اکسل هنگام استفاده از آن، بسیار با اهمیت خواهد بود. مطمئنا افراد به واسطه دانش خود از این اجزاء، ذخیره و تحلیل داده‌ها را راحت‌تر انجام دهند. به طور مثال در صورتی که حسابدار شرکت با اجزاء اکسل یا کاربرد آن به درستی آشنا نباشد، امکان محاسبات مالی شرکت به شکل دقیق را نخواهد داشت. بنابراین شناخت اجزاء و کاربرد آن‌ها در فضای اکسل، لازم بوده و قسمت‌های مختلف این ابزار کاربردی، شامل لیست زیر خواهند بود:
- HOME: نقش این جزء اکسل را می‌توان در کنترل فونت، اعداد، سلول، کلیپ بورد، چیدمان، استایل و ویرایش مشاهده کرد.
- INSERT: وظیفه درج نمودار، فیلتر، جدول، لینک و تصاویر با این بخش اکسل است.
- FILE: وظیفه مهم آن در ذخیره‌سازی اطلاعات، ایجاد کتاب کار جدید، چاپ و اشتراک گذاری کتاب‌های یا صفحات خواهد بود.
- VIEW: این بخش از نرم افزار وظیفه نمایش ابزار‌ها، تغییر نمایش کتاب کار یا بزرگ نمایی و کوچک نمایی در کنار کار با پنجره اکسل را بر عهده دارد.
- PAGE LAYOUT: تنظیم محیط ظاهری اکسل بر عهده این قسمت خواهد بود.
- DATA: تماشا جستار‌ها، فیلتر کردن، دریافت اطلاعات، انتقال داده‌ها، مرتب سازی و استفاده از داده‌ها بر عهده این بخش از اکسل است.
- FORMULAS: وظیفه رسیدگی به فرمول‌ها و توابع انتخاب شده اسکل را بر عهده دارد.
- REVIEW: جهت دسترسی به تنظیماتی مانند زبان یا تفسیر داده‌ها، باید از بخش اکسل استفاده کرد.
البته این نرم افزار کاربردی، دارای ترفند‌های فرمول نویسی بوده و مطمئنا در صورت استفاده افراد از این ترفند‌ها، فرایند محاسبات مالی سریع‌تر انجام خواهد شد. اما برخی از ترفند‌های کاربردی فرمول نویسی اکسل، شامل لیست زیر خواهند بود:
- استفاده از کلید F4 جهت قفل سلول
- ترکیب داد‌های متنی با کلیک روی علامت &
- کلیک همزمان روی CTRL و + جهت جابجایی بین سلول‌ها
مزیت استفاده از نرم افزار اکسل
مزیت انجام محاسبات ساده تا پیچیده مالی به کمک سلول‌های جداول اکسل، بر میزان استقبال از این نرم افزار کاربردی تاثیر بسیار گذاشته است. اما از مزایا مهم دیگر استفاده از اکسل، می‌توان به لیست زیر اشاره کرد:
- امکان ساخت نمودار‌های مختلف
- توانایی بالا نرم افزار در تحلیل و بررسی داده‌ها
- برقراری ارتباط با نرم افزار‌های دیگر گروه آفیس
- هوشمند بودن نرم افزار
- امکان فرمت بندی متغیر
- ویژگی استاندار‌سازی در کنار فرموله کردن فرایند‌های مختلف
- دسترسی آسان به نرم افزار و استفاده آسان از آن
- امکان برنامه‌نویسی با آن البته به کمک ویژوال بیسک
- صرفه جویی در زمان همراه با ویژگی ماکرو نویسی
بنابراین با توجه به مزایا مهم اکسل، یادگیری چگونگی استفاده از آن تبدیل به یکی از اصول اولیه یا مهارت مهم افراد در هر حرفه و شغلی علی الخصوص حسابداران شده است.
سوالات متداول
در این بخش به پرسش‌های احتمالی شما درباره نرم افزار اکسل و کاربرد‌های مهم برنامه Excel پاسخ داده شده است.
آیا امکان برنامه‌نویسی با اکسل وجود دارد؟
از مزایا استفاده از نرم افزار کاربردی اکسل، امکان برنامه‌نویسی با آن و البته به کمک ویژوال بیسک خواهد بود.
از اکسل در ساخت ماکت می‌توان استفاده کرد؟
از نرم افزار‌های کاربردی قابل استفاده در فرایند ساخت ماکت یا داشبورد‌های مدیریتی، اکسل بوده و مطمئنا در صورت استفاده از این نرم افزار کاربردی، فرایند طراحی تا ساخت ماکت سریع‌تر انجام خواهد شد.
آیا ترفندی هنگام استفاده از اکسل جهت جابجایی بین سلول‌ها وجود دارد؟
متخصصان به افرادی که خواهان جابجایی سریع بین سلول‌های اکسل هستند، یک ترفندی کاربردی یعنی کلیک همزمان روی CTRL و + خواهند آموخت تا با استفاده از این روش، فرایند محاسبه مالی یا ایجاد تقویم سریع‌تر انجام شود.
