به‌عنوان یک مدیر جدید، در وهله نخست نیاز است تشخیص دهید که شما نمی‌توانید مستقیماً در هر یک از پروژه‌هایی که تیم شما انجام می‌دهند درگیر شوید و نمی‌توانید ‌تأثیری مستقیم بر هر چیزی که در پروژه‌های تیم اتفاق می‌افتد داشته باشید.

پس لازم است چشم‌انداز خود را از تغییر دهید و تصور نکنید می‌توانید همه کارها را خودتان انجام دهید. بلکه باید کارها را به کمک دیگران انجام دهید. این امر به نظر بدیهی می‌رسد، اما بسیاری از مدیران تازه‌کار با آن دست به گریبان هستند.

برای پرهیز از مشکلات مرتبط با این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

از فرایند محول کردن کارها به‌نحو ‌مؤثر استفاده کنید.

تنها در جلساتی شرکت کنید که واقعاً شرکت کردن در آن برای شما لازم است.

بپرسید چه زمانی لازم است در کارها مشارکت داشته باشید و چه زمانی کافی است که تنها از نتایج کار اطلاع حاصل کنید.

مراقب باشید بیش از حد برای افراد تصمیم‌گیری نکنید. وقتی آنها از شما سؤال می‌پرسند، از آنها بپرسید که پیشنهاد خودشان چیست.

به افراد راهنمایی و منابع لازم را که به آنها کمک می‌کند کارشان را خودشان انجام دهند، معرفی کنید. این کار باعث می‌شود وقت‌تان آزادتر باشد تا بتوانید به شغل مدیریت و رهبری تیم بپردازید.

غافلگیری دو: دستور دادن پرهزینه است

به‌عنوان یک مدیر، باید تلاش کنید به وضعیتی برسید که لازم نباشد به افراد بگویید چه کار باید بکنند و به‌جای آن، به آنها اعتماد کنید تا خودشان تصمیمات درست را بگیرند.

برخی افراد به توانایی تصمیم‌گیری خود اطمینان ندارند. وقتی این اتفاق می‌افتد، آنها احتمالاً به شما مراجعه می‌کنند و برای تأیید هر چیزی از شما نظر می‌پرسند. این باعث وابستگی مدیریتی می‌شود و ممکن است شما در تنگنای تصمیم‌گیری قرار بگیرید و در نتیجه احتمال دارد فرایند‌های تیمی دچار وقفه شوند.

همچنین ایجاد تغییرات در آخرین لحظه یا کنترل بیش از حد تصمیمات، می‌تواند زمان و منابع بسیاری را هدر بدهد و اعتماد به نفس افراد شما را کاهش دهد.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

در مورد چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان با افراد صحبت کنید. به آنها اطلاعات لازم را بدهید و آنها را آموزش دهید و راهنمایی کنید تا بتوانند دانش و اعتماد به نفس لازم برای تصمیم‌گیری براساس منافع سازمان را به دست بیاورند.

سیستم‌ها و ساختارهایی تعریف کنید که افراد شما بتوانند بفهمند چه کاری را باید انجام دهند و چگونه.

ابزار‌های تصمیم‌گیری ‌مؤثر را به آنها معرفی کنید و نشان بدهید چگونه باید از آنها استفاده کنند.

به افراد بگویید که اشتباه، بخشی از فرآیند رشد است و شما ترجیح می‌دهید که آنها ریسک‌پذیر باشند تا اینکه هیچ تصمیمی نگیرند. روشن است که این موضع ممکن است برای همه گونه‌های کار مناسب نباشد. پس در این مورد باید به داوری خود تکیه کنید.

تشخیص دهید چگونه باید در افراد اعتماد به وجود بیاورید تا بر عملکرد آنها ‌تأثیر مثبت بگذارید.

غافلگیری سوم: فهمیدن اینکه واقعاً چه اتفاقی در حال رخ دادن است دشوار است

هیچ‌کس دوست ندارد به رئیس خود خبر بد بدهد. پس واقعیت این است که وقتی شما از اتفاق ناخوشایندی باخبر می‌شوید، احتمالاً عده‌ای سعی کرده‌اند جزئیاتی امیدوار‌کننده به آن بیفزایند که لزوماً قابل اعتماد نیستند.

اما شما برای مدیریت ‌مؤثر به اطلاعات صحیح و معتبر نیاز دارید. پس اطلاعات لازم خود را از هر تعداد منبع ممکن که می‌توانید جمع کنید.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

سعی کنید به بخش‌های مختلف سازمان سر بزنید و همه چیز را از نزدیک مدیریت کنید. این کار باعث می‌شود شما در سرتاسر سازمان با افراد ارتباط برقرار کنید و به شما امکان می‌دهد اطلاعات دست اول را در مورد اتفاقی که در حال رخ دادن است ببینید و بشنوید.

با مشتریان و تأمین‌کنندگان به‌طور مرتب صحبت کنید و با آنها روابط قوی برقرار کنید.

همه سهامداران را تحلیل کنید و به‌طور مرتب با آنها صحبت کنید تا مطمئن شوید که می‌دانید به چه چیزی می‌اندیشند.

غافلگیری چهارم: شما همیشه در حال ارسال پیام هستید

به‌عنوان یک مدیر، گفتار و کنش‌های شما وزن بسیار زیادی دارد. افراد در مورد اینکه چرا شما فلان حرف را زدید یا فلان کار را انجام دادید، عمیقاً می‌اندیشند. آنها سعی می‌کنند تحلیل کنند که در پس گفتار و کردار شما چه پیام مخفی‌ای نهفته است.

حالت شما نیز بر اعضای تیم‌تان اثر می‌گذارد و هر چیزی که می‌گویید، تحلیل می‌شود. مدیران الگوی کارکنان‌شان هستند، چه بخواهند چه نخواهند. لازم است در مورد کارهایی که در آنها شما را الگو قرار می‌دهند، محتاط باشید. سعی کنید در مورد پیام‌هایی که ارسال می‌کنید، چه عمدی، چه غیرعمدی، آگاه باشید.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

هنگام ارتباط با دیگران، زبانی ساده و روشن برگزینید.

از دیگران توضیح بخواهید و سعی کنید معنای واقعی حرف آنها را حدس نزنید و از خودشان بپرسید.

در مورد زبان بدن خود بیندیشید و برای انتقال پیام، از آن به‌درستی استفاده کنید.

برای انتقال پیام اصلی خود به افراد از تکنیک‌های روایت استفاده کنید.

یک الگوی رفتاری خوب برای افراد باشید و بدانید که چگونه باید از طریق الگوی خوب بودن، دیگران را مدیریت کنید.

غافلگیری پنجم: شما رئیس نیستید

شاید شما رئیس تیم خود باشید، اما رئیس نهایی نیستید. حتی یک صاحب کسب‌وکار نیز درنهایت باید به مشتریان خود پاسخگو باشد. همیشه کسی دیگری هست که شما باید به او گزارش بدهید. در نتیجه نباید خود را بیش از حد مهم فرض کنید.

به‌عنوان یک مدیر، شما باید بدانید به چه کسی باید گزارش بدهید و باید سخت تلاش کنید که حمایت اطرافیان خود را جلب کنید. همچنین لازم است بالا‌دستی‌های خود را نیز مدیریت کنید و بدانید چگونه باید در مقابل افرادی که به آنها پاسخگو هستید، مقاومت کنید.

همچنین شما نباید اجازه دهید جریان اطلاع‌رسانی به بالا‌دستی‌ها، نزد شما متوقف شود، تنها به این دلیل که شما مدیر هستید.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

یاد بگیرید که چگونه باید روابط ‌مؤثر با افراد قدرتمند در سازمان خود برقرار کنید.

راه‌هایی برای همکاری با افرادی که به آنها گزارش می‌دهید و راههایی برای کسب اعتماد آنها پیدا کنید.

به یاد داشته باشید که اطلاعات و منابع باید به‌طور مرتب به اشتراک گذاشته شوند، چه با تیم شما، چه با دیگران.

غافلگیری ششم: همیشه راضی نگه داشتن سهامداران هدف اصلی نیست

سهامداران،‌ چه سهامداران سنتی یا سایر ذی‌نفعان در بخش و سازمان شما، اغلب چشم‌اندازی کوتاه‌مدت دارند و احتمالاً سودمحور یا عملکردمحور می‌اندیشند. اما ملاحظات طولانی‌مدت دیگری هم وجود دارند که مهم‌تر از اهداف سهامداران هستند و لازم است به‌عنوان یک مدیر از آنها اطلاع داشته باشید.

برای نمونه، آیا باید سود شرکت شما از ملاحظات ایمنی که برای اعضای تیم خود دارید، مهم‌تر در نظر گرفته شود؟ آیا شما اعضای تیم خود را تحت فشار قرار می‌دهید که یک پروژه غیرممکن را زودتر به نتیجه برسانند، زیرا رئیس شما به شما فشار می‌آورد؟ اگر یک مدیر اجرایی با برخی از اعضای تیم رفتار نامناسبی داشته باشد، چه زمانی تصمیم می‌گیرید که باید به آن واکنش نشان دهید؟

لازمه گرفتن چنین تصمیماتی این است که بدانید درنهایت باید به چه کسی پاسخگو باشید.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

زمانی اختصاص دهید تا ارزش‌های فردی افراد را بشناسید و بدانید ارزش‌های آنها چگونه با ارزش‌های سازمان همخوانی دارد.

چشم‌انداز و موضعی را که سازمان از آن حمایت می‌کند بشناسید و تصمیمات خود را براساس چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان بگیرید. به رفتارهای اعضای تیم خود که این ارزش‌ها را تقویت می‌کنند، پاداش بدهید.

برای اعضای تیم خود یک استراتژی روشن و شفاف تدوین کنید که همسو با استراتژی مشترک سازمان باشد.

افرادی را به تیم خود جذب و برای تیم خود به کار بگیرید که با چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان همسو باشند.

مدیریت مبتنی بر ارزش‌ها را بشناسید. ایده اصلی مدیریت ارزش‌محور این است که شما باید بهترین ارزش‌های بلندمدت را برای شرکت و کسب‌و‌کار خود انتخاب کنید، نه اینکه آینده را تنها برای سود فصلی خود قربانی کنید.

غافلگیری هفتم: شما یک انسان معمولی هستید

به‌عنوان یک مدیر، باید به یاد داشته باشید که جایگاه شما باعث نمی‌شود بهتر یا توانمندتر از افراد دیگر باشید. شما همچنان اشتباه خواهید کرد و افراد پیرامون شما نیز همچنان نظرهایی متفاوت از نظرات شما خواهند داشت.

با این حال، مدیر بودن باعث می‌شود شما مسئولیت بیشتری داشته باشید و لازم است مسئولیت‌پذیری خود را نشان دهید.

برای پیشگیری از مشکلات مربوط به این غافلگیری، کارهای زیر را انجام دهید:

فروتن و سپاسگزار باشید و به افراد پیرامون خود که باعث می‌شوند شما و تیم‌تان خوب به نظر برسید، پاداش دهید.

در مورد خودتان پاسخگو باشید.

از هوش عاطفی خود استفاده کنید تا با همکاران، اعضای خانواده و دوستان خود ارتباط‌تان را حفظ کنید.

نمودار چرخه زندگی خود را ترسیم و به خودتان یادآوری کنید برای اینکه بهترین کارایی را داشته باشید، لازم است تعادل بین کار و زندگی خود را حفظ کنید.

نکات کلیدی

هفت غافلگیری مدیران تازه‌کار، نخستین بار توسط مایکل پورتر،‌ جی لورش و نیتین نوهریا تدوین شد. این غافلگیری‌ها نشان‌دهنده هفت تصور رایج غلطی هستند که افراد هنگامی که برای نخستین بار به‌عنوان یک مدیر یا رهبر مشغول به کار می‌شوند، آنها را مرتکب می‌شوند. این هفت غافلگیری عبارتند از:

شما نمی‌توانید سازمان یا بخش خود را به‌تنهایی اداره کنید

دستور دادن هزینه‌بر است

فهمیدن اینکه واقعاً چه اتفاقی در حال رخ دادن است دشوار است

شما همیشه در حال ارسال پیام هستید

شما رئیس نیستید

راضی کردن سهامداران همیشه تنها هدف نیست

شما تنها یک انسان معمولی هستید

 مجتمع فنی تهران  :گذر به جایگاه مدیریت می‌تواند چالشی دشوار باشد. با آگاهی از این تصورات غلط رایج و مشکلات مربوط به آنها، شانس خود را برای موفقیت افزایش می‌دهید.

برگرفته از MindTools