هشت قانون نوشتن نامه‌های تجاری به زبان انگلیسی

پروفسور جوزف کیمبل در کتاب خود بیش از پنجاه مطالعهٔ موردی را ارائه می‌دهد که نشان می‌دهند استفاده از زبان ساده باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی و خصوصی می‌شود.

چکیده

به‌طور خاص در مورد مکاتبات تجاری رسمی یک نامهٔ ساده و یک‌صفحه‌ای بسته به اینکه چطور نوشته شده است می‌تواند تأثیرات بسیار متفاوتی بگذارد و پیامدهای اقتصادی بسیار متنوعی برای یک سازمان به بار بیاورد. در بدترین حالت، اگر شرکتی نامه‌ای با کیفیت پایین به یکی از مشتریان کلیدی خود بفرستد، ممکن است در عرض چند دقیقه شاهد نابودی کامل همهٔ تلاش‌های چندماهه یا یک‌سالهٔ خود برای جذب آن مشتری باشد. معمولاً توصیه می‌شود نامه‌های تجاری بیشتر از یک صفحه نباشند. باید جملات یا کلماتی را که هدف مشخصی را دنبال نمی‌کنند کنار بگذارید، به هیچ وجه چیزی را تکرار نکنید و جزئیات غیرضروری را حذف کنید.

مکاتبات تجاری روش رسمی تبادل اطلاعات بین سازمان‌هاست که روابط حرفه‌ای آنها را تضمین می‌کند. این روابط مکتوب شامل شیوهٔ نگارش انواع نامه‌های تجاری و ایمیل‌های مرتبط است که سازمان‌ها باید بتوانند آنها را به‌طور حرفه‌ای تهیه کنند. دورهٔ آموزش مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی در سه سطح مقدماتی، متوسط و پیشرفته در دپارتمان زبان‌های خارجی مجتمع فنی تهران به‌شکل کارگاهی برگزار می‌شود و در پایان دوره می‌توانید گواهینامهٔ رسمی آن را دریافت کنید.

قواعد نوشتن نامه‌های تجاری

همه می‌دانند که ضعف در نگارش بر توانایی مذاکرهٔ سازمان‌ها تأثیری منفی دارد. بااین‌حال هیچ آمار قابل اعتمادی در مورد پیامدهای دقیق مالی این ضعف‌ها ارائه نشده است.

            اما چند مرجع وجود دارد که می‌توان برای درک شیوهٔ استاندارد نوشتن نامه‌های تجاری به آنها مراجعه کرد. پروفسور جوزف کیمبل (Joseph Kimble) در کتاب خود با عنوان Writing for Dollars, Writing to Please: The Case for Plain Language in Business, Government, and Law بیش از پنجاه مطالعهٔ موردی را ارائه می‌دهد که نشان می‌دهند استفاده از زبان ساده باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی و خصوصی می‌شود.

            به‌طور خاص در مورد مکاتبات تجاری رسمی یک نامهٔ ساده و یک‌صفحه‌ای بسته به اینکه چطور نوشته شده است می‌تواند تأثیرات بسیار متفاوتی بگذارد و پیامدهای اقتصادی بسیار متنوعی برای یک سازمان به بار بیاورد. در بدترین حالت، اگر شرکتی نامه‌ای با کیفیت پایین به یکی از مشتریان کلیدی خود بفرستد، ممکن است در عرض چند دقیقه شاهد نابودی کامل همهٔ تلاش‌های چندماهه یا یک‌سالهٔ خود برای جذب آن مشتری باشد.

            در این مطلب با ذکر مثال مهم‌ترین قوانین نگارش نامه‌های اداری و رسمی را بررسی می‌کنیم. از چارچوب نامهٔ شکایت استفاده می‌کنیم که چالش‌برانگیزتر است و در آن شرکتی با یکی از شرکای خود دچار مشکل شده و به دنبال رفع مشکل است. رعایت قوانین نگارش نامه‌های اداری به شما کمک می‌کند از مکاتبات و تعاملات خود بهتر نتیجه بگیرد، در تعاملات با مشتریان و همتایان خود رفتار حرفه‌ای را رعایت کنید و در زمان و هزینهٔ خود صرفه‌جویی کنید.

بایدها و نبایدهای نوشتن نامه‌های تجاری قانع‌کننده

یک. از سبک رسمی و مؤدبانه استفاده کنید

سبک پذیرفته‌شده در نوشتن نامه‌های تجاری معمولاً کمی‌ رسمی‌تر و مؤدبانه‌تر از سبکی است که در تعاملات و ارتباطات روزمره به‌کار می‌بریم. لازم نیست بیش از حد رسمی یا سرد باشید. خوانندهٔ نامه‌های تجاری باید حس کند که نامه را خودتان نوشته‌اید، نه مشاور حقوقی شرکت شما.

دو. نامه‌های تجاری باید مختصر باشند

نامه‌ای طولانی که بحثی تکراری را ادامه می‌دهند لزوماً باعث نمی‌شوند شانس شما برای متقاعدکردن گیرندهٔ نامه افزایش یابد. برعکس، نامه‌ای کوتاه که به‌وضوح موضوع مورد نظر و مشکلی را که سازمان با آن مواجه است بیان می‌کند بسیار متقاعدکننده‌تر است.

معمولاً توصیه می‌شود نامه‌های تجاری بیشتر از یک صفحه نباشند. باید جملات یا کلماتی را که هدف مشخصی را دنبال نمی‌کنند کنار بگذارید، به هیچ وجه چیزی را تکرار نکنید و جزئیات غیرضروری را حذف کنید.

سه. از زبان ساده و سرراست استفاده کنید

نامه‌های تجاری حاوی پیام مهمی هستند که باید در چند پاراگراف بیان شود. برای اطمینان از اینکه گیرندهٔ نامه پیام را به‌درستی درک کرده است، نباید از زبان بیش‌ازحد پیچیده یا اصطلاحات پیچیدهٔ صنعتی استفاده کرد. درعوض باید زبانی ساده و سرراست به‌کار ببرید که جای هیچ ابهامی برای خواننده باقی نگذارد.

چهار. در مورد تک‌تک کلمات فکر کنید

هر کلمه و هر جملهٔ نامه‌های تجاری باید هدف مشخص و دقیقی را دنبال کند. استفادهٔ بیش‌ازحد از کلمات و عبارات مبهم که می‌توان آنها را به طرق مختلف تفسیر کرد کاری اشتباه است. برای نمونه، به‌جای اینکه بنویسید

We wasted a lot of time as a result of your company’s actions.

بنویسید

We spent a total 100 man hours to correct your company’s mistakes.

پنج. لحن محکم نامه‌های تجاری را حفظ کنید

نامه‌های تجاری اگر با زبان محکم و مقتدرانه نوشته شوند بیشتر جدی گرفته خواهند شد. باید مسئلهٔ خود و همهٔ حقایق مربوط به آن را به‌طور دقیق و با زبان محکم و مطمئن ارائه کنید. برای نمونه، به‌جای اینکه بنویسید

I believe my colleague Mr. Smith has discussed the matter with you

بنویسید

Mr. Smith of our Project Management Division discussed the matter with you on 14 March.

 شش. نامه‌های تجاری را مؤدبانه و محترمانه بنویسید

حتی اگر از بی‌کفایتی و رفتار نادرست گیرندهٔ نامه خشمگین هستید، انتقال این احساس در نامه نتیجهٔ معکوس خواهد داشت. اول اینکه بیشتر سازمان‌ها به‌دنبال برآورده‌ترین انتظارات مشتریان و شرکای تجاری هستند و این اصل ابتدایی آنهاست. دوم اینکه ممکن است گیرندهٔ نامه شخصاً مسئول ایراد یا مشکلی که پیش آمده است نباشد. نکتهٔ دیگر آنکه طعنه‌زدن یا حرف‌های احساسی باعث می‌شود خواننده حالت تدافعی به خود بگیرد و این به اعتبار کلی شما آسیب می‌زند و ممکن است دیگر نامهٔ شما با حسن نیت مورد توجه قرار نگیرد.

هفت. سازنده فکر کنید و سعی کنید روابط خود را حفظ کنید

شاید نامه‌های تجاری شما خطاب به شرکتی باشند که می‌خواهید در آینده به تجارت و کارکردن با آنها ادامه دهید. نباید به دلیل وضعیتی که حاصل اقدامات یک یا چند نفر از نمایندگان یک شرکت است کل آن شرکت را سرزنش کنید. به‌جای تهدید به انجام اقدامات بیشتر، سعی کنید به‌طور سازنده یک یا چند روش برای حل مسئلهٔ مورد نظر پیشنهاد کنید. اگر گیرندهٔ نامه احساس کند که شرکت شما آماده است رابطه را خاتمه دهد، انگیزهٔ کمتری برای جبران مشکل پیش‌آمده خواهد داشت.

هشت. نامه را بازنگری و تصحیح کنید

ناگفته پیداشت که باید نامه‌های تجاری خود را پیش از فرستادن به‌طور کامل و دقیق بازنگری کرده و غلط‌های تایپی،‌ املایی یا دستورزبانی آن را برطرف کنید.

ساختار نوشتن نامه‌های تجاری برای شکایت رسمی

نامه‌های تجاری با موضوع شکایت رسمی را در سه پاراگراف اصلی تنظیم کنید که تقریباً اندازهٔ برابری داشته باشند، مگر اینکه موضوع مورد بحث نامه‌های تجاری آن‌قدر پیچیده باشد که نتوان آن را در یک صفحه توصیف کرد. سه پاراگراف نامه‌های تجاری معمول با موضوع شکایت عبارت‌اند از

یک. شرح موضوع شکایت

در پاراگراف اول موضوع شکایت را به‌شکل جامع شرح دهید، چیستی و چگونگی مسئله را بیان کنید و در مورد زمان و مکان توضیح دهید. در جملهٔ اول این پاراگراف باید به خوانندهٔ درکی کلی از موضوع شکایت بدهید. در پاراگراف‌های بعدی موضوع را بیشتر باز کنید.

دو. بیان تأثیر مشکل بر کسب‌وکار خود

در پاراگراف دوم باز هم به‌طور مختصر آسیب‌های دقیقی را که مشکل مورد نظر برای شما ایجاد کرده است توضیح دهید. همان‌طور که گفتیم باید از شکایت مبهم اجتناب کنید و تمام جنبه‌های کمّی مشکل را برجسته کنید. بگویید این مشکل چند وقت است که وجود دارد، چقدر زمان و انرژی برای اصلاح آن صرف کرده‌اید، چند مشتری تحت تأثیر این مشکل قرار گرفته‌اند و مواردی از این دست.

سه. پیشنهاد راه حل

در سومین و آخرین پاراگراف نامه‌های تجاری با موضوع شکایت ادعای خود را برای درخواست جبران از طرف مقابل مطرح کنید و راه حل پیشنهادی خود را شرح دهید. در این بخش بد نیست به جنبه‌های مثبت رابطهٔ فعلی خود با گیرندهٔ نامه اشاره کنید و به آنها بگویید صمیمانه و قویاً انتظار دارید آنها درخواست شما را برآورده کنند. در پایان مهلتی معقول برای بررسی و پاسخ به پیشنهاد خود تعیین کنید.

نمونهٔ نامهٔ شکایت تجاری

نامهٔ زیر را بخوانید که موضوع آن شکایت در مورد تأخیر تحویل ابزارها و تجهیزات مورد نیاز یکی از مشتریان است. این نامه در سه پاراگراف موضوع شکایت، عواقب مشکل به وجود آمده و راه حل پیشنهادی را ارائه می‌دهد.

TOP ENGINEERING CO., LTD

10/F Emerald Tower

234, Green Street

Causeway Bay, Hong Kong

Mr John Smith

Key Account Manager

THE TOOL CORPORATION

5/F Amethyst Building

73, Purple Street

Kwai Chung, Hong Kong

30 November 2020

Dear Mr. Smith,

Re: FAILURE TO DELIVER TOOLS AND EQUIPMENT ON TIME TO OUR JOB SITE IN WANCHAI

Your company has failed to deliver on time the tools and equipment listed in appendix A of our agreement dated 12 September 2020 (the “Agreement”) to our job site at 46 White Street, Wanchai. While the Agreement specified that all tools and equipment were to be delivered on 7 November 2016, actual delivery only took place two weeks later, on 21 November 2020.

This delay has caused us to postpone by two weeks the start of construction work at the job site and has made it impossible for our company to complete the overall project on time. Understandably, our client, Pinnacle Properties, has expressed its immense dissatisfaction with the delay and has made it clear that our company would lose its future business should we be unable to rectify the situation.

As we cannot make up for lost time, the only remedy we can offer Pinnacle Properties is compensation for lost revenues, which they have estimated at HKD240,000. We consider that The Tool Corporation, as the party responsible for the delay, should bear at least 80% of this cost. We invite you to revert to us in writing with your company’s position on this matter by 14 December 2020.

Your sincerely,

William Chan

Director, Projects Division

Enclosures:

- Letter from PINNACLE PROPERTIES dated 24 November 2020

جمع‌بندی

به احتمال زیاد سازمان شما پیشاپیش از بسیاری از قوانین مکاتبات رسمی و نوشتن نامه‌های تجاری پیروی می‌کند، اما اگر این‌طور نیست، باید بدانید که این امر باعث می‌شود شرکت شما نتواند از پتانسیل‌های ارتباطی با شرکت‌های تجاری شریک یا مشتری خود به‌‌طور کامل استفاده کند. بااین‌حال برای جبران این مشکل دیر نشده است.

            زمان کافی اختصاص داده و به کارکنان خود شیوه‌های درست و کارآمد نوشتن نامه‌های تجاری را بیاموزید. این موضوع ارزشمند قطعاً ارزش صرف زمان و هزینه را دارد. این هشت توصیه‌ را با آنها به اشتراک بگذارید تا بتوانید در بخش مکاتبات تجاری عملکرد سازمان خود را در تمام سطوح بالا ببرید.

            مکاتبات تجاری روش رسمی تبادل اطلاعات بین سازمان‌هاست که روابط حرفه‌ای آنها را تضمین می‌کند. این روابط مکتوب شامل شیوهٔ نگارش انواع نامه‌های تجاری و ایمیل‌های مرتبط است که سازمان‌ها باید بتوانند آنها را به‌طور حرفه‌ای تهیه کنند. دورهٔ آموزش مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی در سه سطح مقدماتی، متوسط و پیشرفته در دپارتمان زبان‌های خارجی مجتمع فنی تهران به‌شکل کارگاهی برگزار می‌شود و در پایان دوره می‌توانید گواهینامهٔ رسمی آن را دریافت کنید.

در دنیای کسب‌وکار امروز، تحصیلات دانشگاهی برای حفظ ارزش شما به‌عنوان نیروی کار بااستعداد و کارآمد کافی نیستند. برای‌ اینکه مزیت رقابتی شخصی خود را حفظ کنید، باید بر آموزش مستمر و مادام‌العمر خود سرمایه‌گذاری کنید. خانواده بزرگ مجتمع فنی تهران هرساله به هزاران نفر کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند.

اگر شاغل هستید و وقت ندارید در دوره‌های آموزشی حضوری شرکت کنید، مجتمع فنی تهران گزینه‌هایی عالی برای آموزش مجازی، آنلاین، آفلاین و ترکیبی ارائه می‌دهد. با شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت مجتمع فنی تهران و دریافت مدارک معتبر و بین‌المللی می‌توانید با اعتماد به نفس مسیر ترقی را طی کنید و در سازمان خود به مهره‌ای ارزشمند تبدیل شود.

منبع: Wordcraft

مترجم: بهناز دهکردی

پرسش‌های متداول

در نوشتن نامه‌های تجاری چه قواعدی را باید رعایت کرد؟

• یک. از سبک رسمی و مؤدبانه استفاده کنید
• دو. نامه‌های تجاری باید مختصر باشند
• سه. از زبان ساده و سرراست استفاده کنید
• چهار. در مورد تک‌تک کلمات فکر کنید
• پنج. لحن محکم نامه‌های تجاری را حفظ کنید
• شش. نامه‌های تجاری را مؤدبانه و محترمانه بنویسید
• هفت. سازنده فکر کنید و سعی کنید روابط خود را حفظ کنید
• هشت. نامه را بازنگری و تصحیح کنید

ساختار نوشتن نامه‌های تجاری با موضوع شکایت رسمی چیست؟

نامه‌های تجاری با موضوع شکایت رسمی را در سه پاراگراف اصلی تنظیم کنید که تقریباً اندازهٔ برابری داشته باشند. این سه پاراگراف عبارت‌اند از

• یک. شرح موضوع شکایت
• دو. بیان تأثیر مشکل بر کسب‌وکار خود
• سه. پیشنهاد راه حل