نقش و اهمیت DCC در مدیریت اسناد و اطلاعات سازمانی

کنترل اسناد، فرایند مدیریت اسناد در طول چرخه عمر آنها از ایجاد سند تا نابود کردن آن به شیوه‌ای منظم و سازمان‌یافته است.

چکیده

مدیریت اسناد و مدارک نیازمند تسلط نسبی به رایانه است و کارشناس مربوطه باید بتواند توابع را تنظیم کرده و داده‌ها را پردازش کند. در مورد مدیریت اسناد پروژه‌های مهندسی، گاه لازم است از نرم‌افزارهای پیچیده استفاده شود که تسلط بر آنها نیازمند دانش فنی در این حوزه است.

در شرکت‌های پیمانکاری کارشناس مدیریت اسناد وظیفه شماره‌گذاری مدارک، پیاده‌سازی سیستم‌های پردازش، توزیع و بازیابی اسناد، پیگیری روند طراحی، طبقه‌بندی اسناد، نیازسنجی الزامات مدیریت اسناد، تکمیل بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات، آرشیو فایل‌ها، تهیه گزارش هفتگی و ارائه پیشنهاد برای بهبود قابلیت‌های مدیریت اسناد در طول پروژه را برعهده دارد.

دوره کنترل مدارک در پروژه‌های صنعتی، برای همه دانش‌آموختگان رشته‌های مهندسی، مدیران و کارکنان شاغل در پروژه‌های صنعتی و آرشیوهای فنی مفید است و به کمک این دوره می‌توانند دسته‌بندی و تهیه مدارک و اسناد فنی را در پروژه‌های مهندسی بشناسند و اسناد را مدیریت کنند. برای کسب این مهارت می‌توانید در دوره آموزش تکنیک‌های کنترل مدارک در پروژه‌های مهندسی در مجتمع فنی تهران شرکت کنید.

DCC چیست؟ مروری بر مرکز کنترل و مدیریت اسناد و کاربردهای آن

کنترل اسناد امروزه به کاری حیاتی در سازمان‌ها تبدیل شده است. هدف از این کار تضمین این امر است که اطلاعات دقیق و به‌روز باشند، در دسترس باشند و همسو با ماهیت کسب‌وکار تدوین شوند.

کنترل اسناد فرایند مدیریت اسناد در طول چرخه عمر آنها از ایجاد سند تا نابود کردن آن به شیوه‌ای منظم و سازمان‌یافته است. این فرایند کمک می‌کند که دقت، جامعیت و دسترس‌پذیری اسناد و همچنین امنیت آنها حفظ شود و مطابق با مقررات و استانداردهای کیفی و نیازهای عملیاتی باشند.

مدیریت اسناد در پروژه‌ها، فرایندی است که باعث بهبود مسیر مدیریت پروژه‌های سازمانی می‌شود. مدیریت اسناد در پروژه‌های فنی که با نقشه‌ها و مدارک فنی پیچیده سروکار دارند،‌ اهمیت فوق‌العاده‌ای دارد. سند در اینجا هر فایل کاغذی یا الکترونیکی است که حاوی اطلاعاتی مربوط به یک شرکت خاص یا یک پروژه معین باشد.

DCC که مخفف Document Control Center مرکز کنترل اسناد یا مدارک است که بخشی از یک سازمان یا گروهی کاری در یک پروژه است که وظیفه دارد اسناد را دریافت کند، آنها را کنترل کند، توزیع کند، ارسال کند و سوابق آنها را ثبت کند. همچنین در مرکز کنترل و مدیریت اسناد،‌ فرایند تهیه گزارش از اسناد و مدارک نیز انجام می‌شود.

برای تسلط بر مدیریت اسناد به‌ویژه در پروژه‌های مهندسی، باید با مفاهیم، بخش‌ها و دستورالعمل‌های زیر آشنا باشید:

• مدارک مهم مهندسی پروژه مانند TBE، MR و غیره
• نرم‌افزارهای کنترل اسناد و مدارک
• Block Title مدارک و نقشه‌ها
• مراحل فاز طراحی
• کنترل اسناد از نظر پیمانکاران و کارفرمایان
• دستورالعمل‌های مدیریت مدارک مهندسی
• شماره‌گذاری مدارک
• انواع کالس اسناد
• انواع فرم‌های گردش مدارک
• فهرست مدارک مهندسی یا MDR
• نهایی کردن و گردش مدارک بین پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان
• مدیریت تغییر مدارک طراحی
• محاسبه درصد پیشرفت مدارک
• رسیدگی به تأخیرها در فازهای مختلف
• شناخت Final Book و As-Built
• آرشیو کردن دیجیتالی و فیزیکی مدارک
• فرمول‌های کاربردی اکسل در مدیریت مدارک
• طراحی سیستم کنترل مدارک در نرم‌افزار اکسل
• طراحی گزارش وضعیت مدارک در نرم‌افزار اکسل

کارشناس بررسی و مدیریت اسناد و مدارک باید بتواند با رایانه و سیستم‌های مربوطه کار کند. همچنین باید با برنامه‌نویسی، تنظیم توابع و وارد کردن و پردازش داده‌ها آشنا باشد. او باید بتواند اطلاعات را ارزیابی کرده و آنها را با استانداردهای مربوطه تطبیق دهد. در این فرایند او باید بتواند مطابقت یا عدم مطابقت رویدادها یا فرایندها را با قوانین و استانداردها تشخیص دهد.

            از دیگر وظایف کارشناس مدیریت اسناد،‌ مستندسازی و ثبت اطلاعات است. او باید اطلاعات مکتوب یا دیجیتال را وارد کند، کپی کند،‌ ضبط و ذخیره کند و از آنها محافظت کند. وی همچنین باید با سرپرستان، زیردستان و همکاران هم‌رده خود از طرق مختلف در ارتباط باشد و گزارش‌های شفاهی ارائه کند یا در پیشبرد کارها با آنها همکاری کند. گاه لازم است مشاهده، دریافت و جمع‌آوری اطلاعات لازم برای تهیه اسناد پروژه‌ای یا شرکتی را نیز انجام دهد.

مزایای استفاده از DCC در امنیت و حفاظت اطلاعاتی سازمانی

استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای سازمان‌ها چندین مزیت دارد که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:

• افزایش بهره‌وری

طبق نظرسنجی‌های اخیر، کارکنان حوزه اطلاعات تقریباً نیمی از وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. اگر اسناد مورد نیاز آنها به سادگی در دسترس باشند، آنها هزینه کمتری صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند و به این ترتیب کارایی آنها افزایش می‌یابد.

علاوه بر این، یک سیستم مؤثر برای اجرای فرایند کنترل اسناد، تضمین می‌کند که کارکنان همیشه به جدیدترین نسخه هر سند دسترسی داشته باشند و این خطر از بین برود که آنها براساس اطلاعات اسناد قدیمی تصمیم‌گیری‌های نادرست انجام دهند.

• بهبود کیفیت

کنترل و مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد، یکی از مهم‌ترین بخش‌های شیوه مدیریت اسناد است. ضروری است که دسترسی به اسناد، پیگیری بازبینی‌ها در اسناد و کنترل دسترسی‌ها انجام شود تا مبادا اسناد به دست افراد ناشایست بیفتند.

این امر به همراه گردش کار درست که حاصل این روند است، باعث می‌شود صحت اسناد حفظ شود و با دستورالعمل‌ها و قواعد مختلف مربوط به سازمان شما همخوان باشند. مدیریت اسناد و مراقبت از آنها باعث می‌شود احتمال خطا به حداقل برسد و کمک می‌کند به‌طور مداوم داده‌های دقیق و قابل اعتماد در اختیار داشته باشید.

• سازگاری بیشتر

حفظ اطلاعات در مدت زمانی فراتر مهلت ضروری حفظ آنها یا حذف سوابق در مدت زمانی که برای عملیات تجاری هنوز به آنها نیاز دارید، شرکت شما را در معرض جریمه‌ها، تحریم‌ها و سایر عواقب قانونی احتمالی قرار می‌دهد. با اجرای درست فرایندهای حسابرسی و پس از آن محدود کردن دسترسی‌ها،‌ می‌توانید سازمان خود در برابر جریمه‌های غیرضروری محافظت کنید و خطر عواقب قانونی احتمالی را کاهش دهید.

• بهبود امنیت

مدیریت اسناد و کنترل دسترسی به آنها و همچنین ایجاد فرصت دسترسی دقیق و محدود برای پرسنل خاص،‌ باعث می‌شود احتمال نقض حریم داده در درون سازمان شما کاهش یابد. همچنین باید از تغییراتی که در اسناد داده شده است، گزارش‌های دقیقی تهیه شود تا بدانید در هر مقطع زمانی چه عملیاتی برای هر یک از اسناد شما انجام شده است.

جمع‌بندی

مدیریت اسناد و کنترل دسترسی به آنها و همچنین ایجاد فرصت دسترسی دقیق و محدود برای پرسنل خاص،‌ باعث می‌شود احتمال نقض حریم داده در درون سازمان شما کاهش یابد. همچنین با اجرای درست فرایندهای حسابرسی و پس از آن محدود کردن دسترسی‌ها و مدیریت اسناد،‌ می‌توانید سازمان خود در برابر جریمه‌های غیرضروری محافظت کنید و خطر عواقب قانونی احتمالی را کاهش دهید.

دوره کنترل مدارک در پروژه‌های صنعتی، برای همه دانش‌آموختگان رشته‌های مهندسی، مدیران و کارکنان شاغل در پروژه‌های صنعتی و آرشیوهای فنی مفید است و به کمک این دوره می‌توانند مدارک و اسناد فنی را در پروژه‌های مهندسی بشناسند و آنها را مدیریت کنند. برای کسب این مهارت می‌توانید در دوره آموزش تکنیک‌های کنترل مدارک در پروژه‌های مهندسی در مجتمع فنی تهران شرکت کنید.

در دنیای کسب‌وکار امروز، تحصیلات دانشگاهی برای حفظ ارزش شما به‌عنوان نیروی کار بااستعداد و کارآمد کافی نیستند. برای‌ اینکه مزیت رقابتی شخصی خود را حفظ کنید، باید بر آموزش مستمر و مادام‌العمر خود سرمایه‌گذاری کنید. خانواده بزرگ مجتمع فنی تهران هرساله به هزاران نفر کمک می‌کند تا در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند.

اگر شاغل هستید و وقت ندارید در دوره‌های آموزشی حضوری شرکت کنید، مجتمع فنی تهران گزینه‌هایی عالی برای آموزش مجازی، آنلاین، آفلاین و ترکیبی ارائه می‌دهد. با شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت مجتمع فنی تهران و دریافت مدارک معتبر و بین‌المللی می‌توانید با اعتماد به نفس مسیر ترقی را طی کنید و در سازمان خود به مهره‌ای ارزشمند تبدیل شود.

پرسش‌های متداول

DCC چیست و چه وظایفی دارد؟

DCC مخفف Document Control Center یا مرکز کنترل اسناد یا مدارک است که بخشی از یک سازمان یا گروهی کاری در یک پروژه است که وظیفه دارد اسناد را دریافت کند، آنها را کنترل کند، توزیع کند، ارسال کند و سوابق آنها را ثبت کند. همچنین در مرکز کنترل و مدیریت اسناد،‌ فرایند تهیه گزارش از اسناد و مدارک نیز انجام می‌شود.

استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای سازمان‌ها چه مزایایی دارد؟

یک سیستم مؤثر برای اجرای فرایند مدیریت اسناد، تضمین می‌کند که کارکنان همیشه به جدیدترین نسخه هر سند دسترسی داشته باشند. ضروری است که دسترسی به اسناد، پیگیری بازبینی‌ها در اسناد و کنترل دسترسی‌ها انجام شود تا مبادا اسناد به دست افراد ناشایست بیفتند. به علاوه، مدیریت اسناد و کنترل دسترسی به آنها و همچنین ایجاد فرصت دسترسی دقیق و محدود برای پرسنل خاص،‌ باعث می‌شود احتمال نقض حریم داده در درون سازمان شما کاهش یابد.

وظایف مسئول مدیریت اسناد کدام‌اند؟

• توانایی کار با رایانه
• ارزیابی اطلاعات
• تطبیق اطلاعات با استانداردها
• مستندسازی
• نگهداری از اطلاعات
• جمع‌آوری اطلاعات برای تولید اسناد
• تسلط نسبی بر نرم‌افزار اکسل

نویسنده: بهناز دهکردی

منبع: TheEcmConsultant