راهنمای عملی اقدامات ممکن برای حمایت از سازمان‌ها در هنگام شیوع ویروس کرونا (مجتمع فنی تهران)
نویسنده: رادا هروت (Rada Hrout)، متخصص منابع انسانی و رفتار سازمانی
سازمان‌ها چگونه می‌توانند در دوران شیوع ویروس کرونا هم کارکنان خود را حفظ کنند و هم ‌‌کسب‌وکار خود را نجات دهد؟
در بحران ویروس کرونا، بخش منابع انسانی چه نقشی می‌تواند بازی کند؟ اکنون تمام جهان دچار بحران بی‌سابقه‌ای است که شیوع ویروس کرونا در تمامی قاره‌ها آن را به وجود آورده است. این بحران نه‌تنها دولت‌ها و ارگان‌های پزشکی را درگیر کرده است، بر سازمان‌ها در همه بخش‌ها و صنایع نیز سایه افکنده است.
سازمان‌ها چگونه می‌توانند در این دوران هم کارکنان خود را حفظ کنند و هم ‌‌کسب‌وکار خود را نجات دهد؟ نقش بخش منابع انسانی برای پشتیبانی از سازمان‌ها در این دوران دشوار چیست؟ برای پاسخ به این پرسش‌ها در اینجا به‌طور خلاصه چندین اقدام را می‌آوریم که سازمان‌ها و بخش‌های منابع انسانی می‌توانند انجام دهند تا از کارکنان خود مراقبت کنند و ‌‌تأثیر این بحران را بر جریان کار به حداقل برسانند.
نقش منابع انسانی را می‌توان در سه دسته طبقه‌بندی کرد:
•    سلامت کارکنان و مراقبت از آنها در برابر ویروس کرونا
•    تداوم عملیات ‌‌کسب‌وکار و مراقبت از روند انجام کار
•    مدیریت بحران اقتصادی و جلوگیری از ‌‌تأثیرات منفی اقتصادی این بحران بر سازمان
در ادامه به اقدامات مربوط به هر یک از این دسته‌ها می‌پردازیم.
سلامت و مراقبت از کارکنان
کارکنان در پنج یا شش روز از هفته بیشتر از شش ساعت از وقت خود را در محیط کار می‌گذرانند و با د‌ه‌ها و گاهی صدها فرد در تعامل هستند. این امر باعث می‌شود پیش‌بینی اقدامات لازم در محیط‌های کاری برای حفظ جان کارکنان، مشتریان و جامعه ضروری باشد. چندین اقدام مختلف وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند انجام دهند تا امکان شیوع ویروس کرونا را در محل کار کاهش دهند. این اقدامات را به سه دسته تقسیم می‌کنیم:
1.    مراقبت‌های سطح اول
•    ایجاد آگاهی درباره علائم ویروس کرونا با استفاده از مجاری اطلاعاتی اینترنتی
•    از کارکنان بخواهید اگر هر یک از علائم سرماخوردگی را دارند، بر سر کار حاضر نشوند و به درمانگاه برود.
•    از کارکنانی که با افرادی که علائم سرماخوردگی دارند در رابطه مستقیم هستند، بخواهید که بر سر کار حاضر نشوند تا اینکه عدم ابتلای فرد مورد نظر به ویروس کرونا اثبات شود.
•    ایجاد آگاهی درباره مراقبت‌ها و پیشگیری‌های بهداشتی که هر یک از کارمندان هنگام استفاده از تجهیزات سازمانی باید رعایت کند.
•    کارکنان خط مقدم و کسانی که با مشتریان سروکار دارند، باید از ماسک، دستکش و محافظ چشم مخصوص استفاده کنند.
•    فضا‌های کاری که چندین کارمند در آن کار می‌کنند باید در پایان شیفت یا در پایان کار هر کارمند ضدعفونی شوند.
•    قرار دادن مایع‌های بهداشتی و ضدعفونی در کنار ماشین‌های خودپرداز و دستگاه‌های بانکی
2.    مراقبت‌های سطح دوم
•    جایگزین کردن ابزارهایی که در آنها به تماس دست احتیاج است با ابزارهایی که به این تماس نیاز نیست، مانند دستگاه ثبت اثر انگشت
•    توزیع جرم‌کش‌ها و مایع ضدعفونی‌کننده در سرتاسر سازمان
•    اتاق‌های سیگار نقاط بسیار حساسی هستند. میزان دسترسی و تعداد افرادی که اجازه دارند به این اتاق‌ها وارد شوند باید کنترل شود و هنگام دفع زباله‌ این محیط‌ها باید اقدامات پیشگیرانه لازم انجام شود.
•    از ظروف یک‌بار مصرف استفاده شود، مانند لیوان، قاشق و چنگال، بشقاب.
•    کارکنان را تشویق کنید که آب زیاد بنوشند.
•    سفرهای کاری را تا حداکثر میزان ممکن کاهش دهید.
•    از کارکنان بخواهید مکمل ویتامین c مصرف کنند.
3.    مراقبت‌های سطح سوم
•    مصرف کاغذ را کاهش دهید و از روش‌های انتقال اطلاعات اینترنتی و ایمیل استفاده کنید.
•    جلسات را تا جایی که ممکن است لغو کنید و آنها را با ویدیو کنفرانس و تلفن زدن را جایگزین کنید.
•    برنامه‌های آموزشی کلاس‌محور را کاهش دهید و آنها را با راه‌حل‌های یادگیری الکترونیکی جایگزین کنید.
•    غذا‌های باز در رستوران را حذف کنید و غذاهای بسته‌بندی‌شده بین کارکنان توزیع کنید.
•    وسایل نقل و انتقال سازمان را بعد از هر سفر ضدعفونی کنید و از کارکنان بخواهید بهداشت فردی را رعایت کنند.
•    در سرتاسر سازمان انرژی مثبت را گسترش دهید.
•    اگر سازمان شما خدمات مهد کودک و سالن ورزشی ارائه می‌دهد، این خدمات را موقتاً لغو کنید.
تداوم عملیات ‌‌کسب‌وکار
دومین حوزه‌ای که سازمان‌ها و بخش منابع انسانی هنگام مواجهه با شیوع ویروس کرونا باید به آن توجه کنند، تداوم ‌‌کسب‌وکار است و اینکه چگونه باید در این شرایط به کار ادامه داد. همه بازارها در سراسر جهان از ضرر اقتصادی شیوع ویروس کرونا متأثر شده‌اند، اما میزان شدت این ‌‌تأثیر بسته به کشور و میزان شروع این ویروس در آن متفاوت است. همچنین بسته به طبیعت ‌‌کسب‌وکار سازمان‌ها و اینکه تا چه حد به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم با بازار چین در ارتباط بوده‌اند، میزان تأثیرپذیری آنها متفاوت است.
در این شرایط، بخش منابع انسانی چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد تا به سازمان کمک کند به کار ادامه دهد؟
1.    دورکاری
در چنین شرایطی هماهنگی برای دورکاری یکی از بهترین و متداول‌‌ترین راه‌حل‌ها است. به کارکنان خود اجازه دهید در صورت امکان از خانه کار کنند.
این روش برای مشاغلی مفید است که:
•    نیاز به تعامل رو در رو ندارند.
•    هیچ عامل فیزیکی در انجام کار تأثیرگذار نیست که نیاز به حضور فرد داشته باشند.
•    می‌توان کارها را از طریق تلفن، اینترنت یا پیک انجام داد.
2.    مرخصی بدهید
اگر ‌‌کسب‌وکار شما شاهد رکود است، زمان خوبی است که به کارکنان خود مرخصی بدهید. این اقدام باعث کاهش خطر شیوع ویروس می‌شود و میزان مرخصی‌ها در سازمان شما را متعادل می‌کند.
3.    راه‌حل‌های مبتنی بر وب
کاهش تعاملات رو در رو با استفاده از راه‌حل‌های الکترونیک مانند کنفرانس‌های الکترونیکی یا آموزش الکترونیکی
مدیریت هزینه کارکنان
اگر سازمان شاهد رکود است یا در ماه‌های پیش رو انتظار دارید که با رکود مواجه شوید، چندین اقدام ممکن را می‌‌توان برای کاهش هزینه کارکنان انجام داد تا بهتر بتوان این موقعیت را مدیریت کرد. این اقدامات شامل چندین روش ساده کاهش هزینه هستند که هرچه جلوتر بروید، پیشنهاد‌ها به حذف هزینه‌های جدی‌‌تر منجر خواهند شد.
•    توقف استخدام کارکنان جدید
اگر استخدام کردن ضرورتی ندارد، در حال حاضر آن را متوقف کنید.
•    مدیریت سود
دورنمای فعلی سود خود را بررسی کنید. سرمایه‌گذاری در کارهای غیر سودآور را متوقف کنید، مانند بلیط هواپیما، حق عضویت‌ها و دادن کمک‌های مالی جدید.
•    مدیریت مستمری‌ها
•    میزان مستمری‌هایی را که سازمان اکنون پرداخت می‌کند بررسی و حوزه‌هایی را شناسایی کنید که در آن امکان پس‌انداز و کاهش هزینه‌ها وجود دارد. مثلاً در مواردی که افراد از خانه کار می‌کنند، می‌توان مستمری رفت و آمد را تا زمانی که شرایط به حالت عادی برگردد حذف کرد.
•    ترفیع‌ها و افزایش حقوق
افزایش حقوق و ترفیع‌ها را در جایی که ممکن است، فعلاً به حالت تعلیق درآورید.
•    کاهش دستمزدها
دستمزدها را کاهش دهید
•    تعدیل نیرو
در صورتی که شرایط بحرانی برای طولانی‌مدت ادامه پیدا کرد، نیروها را تعدیل کنید.
دولت‌ها باید در چنین شرایط دشواری از سازمان‌ها حمایت کنند، به‌ویژه از سازمان‌هایی که به‌طور مستقیم از بحران شیوع ویروس کرونا صدمه دیده‌اند. یکی از روش‌های کمک می‌تواند حذف فرایند کسر حق بیمه باشد. دولت‌ها می‌توانند در این شرایط اقتصادی، شرکت‌ها و کارکنان آنها را از طریق حذف فرایند کسر ماهانه حق بیمه نجات دهند.
دسته: مدیریت بحران
شرح: بخش منابع انسانی سازمان‌ها برای مقابله با شیوع ویروس کرونا و نجات کسب‌وکار خود در این بحران اقتصادی چه اقداماتی می‌توانند انجام دهند؟